8 modelos de e-mail profissional para copiar

Modelo de e-mail profissional resolve aquele momento de encarar a tela em branco sem saber como abrir a mensagem. Abaixo você tem oito textos prontos para copiar e adaptar: follow-up, cobrança, agradecimento, aviso de ausência, reagendamento, pedido de feedback, envio de anexo e recusa educada. Os colchetes marcam o que precisa personalizar antes de enviar.

Quer entender a estrutura por trás de um bom e-mail antes de usar os modelos? Veja o guia sobre como escrever um e-mail profissional. Para outros recursos de Comunicação no trabalho, há mais artigos na mesma área.

O que é um modelo de e-mail profissional

É um texto base com estrutura, tom e linguagem que cabem no ambiente de trabalho. Cobre a abertura, o corpo e o fechamento, e deixa em aberto só os dados específicos de cada situação. Não serve para engessar a comunicação. Serve para você parar de reescrever as mesmas frases do zero toda semana.

Os 8 modelos prontos para usar

1. Follow-up: cobrança gentil de resposta

Use quando você enviou um e-mail há alguns dias e ainda não teve retorno.

Assunto: Re: [assunto do e-mail anterior]

Oi, [Nome],

Queria retomar o e-mail que enviei em [data]. Preciso da sua confirmação para dar andamento a [descrição do que depende da resposta].

Fico no aguardo até [dia da semana / data]. Se precisar de mais informações, é só me dizer.

Abraço, [Seu nome]

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2. Cobrança de pagamento ou entrega

Para quando algo prometido ainda não chegou. Tom firme, sem agressividade.

Assunto: Pendência: [descrição do item ou serviço]

Boa tarde, [Nome],

Conforme combinado em [data], o prazo para [pagamento / entrega / envio do documento] era [data]. Até o momento não recebi nenhum retorno sobre o status.

Poderia me informar a previsão de regularização? Estou disponível para conversar se houver alguma dificuldade.

Att, [Seu nome]

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3. Agradecimento após reunião ou colaboração

Simples, direto e sem soar forçado.

Assunto: Obrigado pela reunião de hoje

Oi, [Nome],

Obrigado pelo seu tempo hoje. A conversa ajudou muito a [descreva o resultado: esclarecer os próximos passos / alinhar as expectativas do projeto / etc.].

Os pontos que ficaram combinados foram: [lista curta]. Me avise se eu esqueci de algo.

Abraço, [Seu nome]

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4. Aviso de ausência (resposta automática)

Para configurar no seu cliente de e-mail quando você está de férias ou fora do escritório.

Obrigado pelo seu e-mail.

Estou ausente de [data de início] a [data de retorno] e sem acesso ao e-mail neste período. Retornarei seu contato a partir de [data de retorno].

Em caso de urgência, entre em contato com [Nome do colega] pelo e-mail [email] ou pelo telefone [número].

Att, [Seu nome]

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5. Reagendar reunião

Para mover um compromisso com antecedência e já propor nova data.

Assunto: Reagendamento: [nome da reunião]

Oi, [Nome],

Preciso reagendar nossa reunião marcada para [data e hora]. Surgiu um compromisso que não posso deslocar nesse horário.

Tenho disponibilidade nos seguintes horários: [opção 1], [opção 2] ou [opção 3]. Qual funciona melhor para você?

Desculpe o inconveniente e obrigado pela compreensão.

Abraço, [Seu nome]

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6. Pedido de feedback

Bom após entregar um projeto, apresentação ou proposta.

Assunto: Feedback sobre [nome do projeto / documento]

Oi, [Nome],

Enviei [o projeto / a proposta / o relatório] em [data]. Gostaria de saber se você teve a oportunidade de revisar e se tem algum comentário ou sugestão.

Qualquer retorno é bem-vindo, mesmo que breve. Isso me ajuda a melhorar o trabalho.

Obrigado, [Seu nome]

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7. Envio de anexo com contexto

Muita gente manda o arquivo sem explicar o que é. Este modelo evita confusão.

Assunto: [Nome do arquivo] conforme solicitado

Oi, [Nome],

Segue em anexo [nome ou descrição do documento]. O arquivo contém [explique brevemente o que está dentro, ex.: o relatório de vendas de abril com os dados consolidados por região].

Qualquer dúvida, é só me chamar.

Abraço, [Seu nome]

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8. Recusa educada

Para dizer não a um pedido sem criar mal-estar.

Assunto: Re: [assunto do pedido]

Oi, [Nome],

Obrigado por pensar em mim para isso. Infelizmente não conseguirei [aceitar o projeto / participar / atender ao prazo] neste momento por causa de [motivo breve: compromissos já assumidos / capacidade da equipe / prazo inviável].

Se fizer sentido, você pode tentar o [Nome de outra pessoa ou setor], que talvez consiga ajudar.

Abraço, [Seu nome]

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Como adaptar os modelos sem perder o tom profissional

Os colchetes marcam os trechos que você preenche. Fora isso, vale ajustar duas coisas antes de enviar.

A primeira é o nível de formalidade. Se você trata a pessoa por “você” no dia a dia, mantenha. Se o ambiente é mais formal e você usa “senhor” ou “senhora”, troque. O modelo vem neutro por padrão, mas o tom final é o seu.

A segunda é o comprimento. Quando o destinatário já conhece o contexto, corte as frases que explicam a situação. Um follow-up para alguém com quem você fala toda semana pode ser bem mais curto do que o modelo sugere.

Antes de mandar qualquer e-mail com dado sensível (valores, dados pessoais, decisões importantes), releia uma vez. Um minuto de revisão evita retrabalho.

Qual modelo usar em cada situação

Para cobrar resposta sem soar agressivo, o follow-up (n. 1) resolve na maioria dos casos. Se a coisa envolve dinheiro ou entrega atrasada, o modelo de cobrança (n. 2) é mais direto e cabe melhor.

Nas situações delicadas, como recusar um pedido ou cancelar reunião, use os modelos 8 e 5 com o mínimo de alteração possível. Eles já foram calibrados para soar educados sem ficar frios.

Se você quer melhorar a qualidade dos seus e-mails além dos modelos, o guia de como escrever um e-mail profissional explica estrutura, assunto e fechamento com mais detalhe. A área de Comunicação do Daily Office também tem outros recursos práticos para o cotidiano no escritório.