8 modelos de e-mail profissional para copiar

Modelo de e-mail profissional resolve aquele momento de encarar a tela em branco sem saber como abrir a mensagem. Abaixo voce tem oito textos prontos para copiar e adaptar: follow-up, cobranca, agradecimento, aviso de ausencia, reagendamento, pedido de feedback, envio de anexo e recusa educada. Os colchetes marcam o que precisa personalizar antes de enviar.

Quer entender a estrutura por tras de um bom e-mail antes de usar os modelos? Veja o guia sobre como escrever um e-mail profissional. Para outros recursos de Comunicacao no trabalho, ha mais artigos na mesma area.

O que e um modelo de e-mail profissional

E um texto base com estrutura, tom e linguagem que cabem no ambiente de trabalho. Cobre a abertura, o corpo e o fechamento, e deixa em aberto so os dados especificos de cada situacao. Nao serve para engessar a comunicacao. Serve para voce parar de reescrever as mesmas frases do zero toda semana.

Os 8 modelos prontos para usar

1. Follow-up: cobranca gentil de resposta

Use quando voce enviou um e-mail ha alguns dias e ainda nao teve retorno.

Assunto: Re: [assunto do e-mail anterior]

Oi, [Nome],

Queria retomar o e-mail que enviei em [data]. Preciso da sua confirmacao para dar andamento a [descricao do que depende da resposta].

Fico no aguardo ate [dia da semana / data]. Se precisar de mais informacoes, e so me dizer.

Abraco, [Seu nome]

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2. Cobranca de pagamento ou entrega

Para quando algo prometido ainda nao chegou. Tom firme, sem agressividade.

Assunto: Pendencia: [descricao do item ou servico]

Boa tarde, [Nome],

Conforme combinado em [data], o prazo para [pagamento / entrega / envio do documento] era [data]. Ate o momento nao recebi nenhum retorno sobre o status.

Poderia me informar a previsao de regularizacao? Estou disponivel para conversar se houver alguma dificuldade.

Att, [Seu nome]

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3. Agradecimento apos reuniao ou colaboracao

Simples, direto e sem soar forcado.

Assunto: Obrigado pela reuniao de hoje

Oi, [Nome],

Obrigado pelo seu tempo hoje. A conversa ajudou muito a [descreva o resultado: esclarecer os proximos passos / alinhar as expectativas do projeto / etc.].

Os pontos que ficaram combinados foram: [lista curta]. Me avise se eu esqueci de algo.

Abraco, [Seu nome]

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4. Aviso de ausencia (resposta automatica)

Para configurar no seu cliente de e-mail quando voce esta de ferias ou fora do escritorio.

Obrigado pelo seu e-mail.

Estou ausente de [data de inicio] a [data de retorno] e sem acesso ao e-mail neste periodo. Retornarei seu contato a partir de [data de retorno].

Em caso de urgencia, entre em contato com [Nome do colega] pelo e-mail [email] ou pelo telefone [numero].

Att, [Seu nome]

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5. Reagendar reuniao

Para mover um compromisso com antecedencia e ja propor nova data.

Assunto: Reagendamento: [nome da reuniao]

Oi, [Nome],

Preciso reagendar nossa reuniao marcada para [data e hora]. Surgiu um compromisso que nao posso deslocar nesse horario.

Tenho disponibilidade nos seguintes horarios: [opcao 1], [opcao 2] ou [opcao 3]. Qual funciona melhor para voce?

Desculpe o inconveniente e obrigado pela compreensao.

Abraco, [Seu nome]

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6. Pedido de feedback

Bom apos entregar um projeto, apresentacao ou proposta.

Assunto: Feedback sobre [nome do projeto / documento]

Oi, [Nome],

Enviei [o projeto / a proposta / o relatorio] em [data]. Gostaria de saber se voce teve a oportunidade de revisar e se tem algum comentario ou sugestao.

Qualquer retorno e bem-vindo, mesmo que breve. Isso me ajuda a melhorar o trabalho.

Obrigado, [Seu nome]

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7. Envio de anexo com contexto

Muita gente manda o arquivo sem explicar o que e. Este modelo evita confusao.

Assunto: [Nome do arquivo] conforme solicitado

Oi, [Nome],

Segue em anexo [nome ou descricao do documento]. O arquivo contem [explique brevemente o que esta dentro, ex.: o relatorio de vendas de abril com os dados consolidados por regiao].

Qualquer duvida, e so me chamar.

Abraco, [Seu nome]

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8. Recusa educada

Para dizer nao a um pedido sem criar mal-estar.

Assunto: Re: [assunto do pedido]

Oi, [Nome],

Obrigado por pensar em mim para isso. Infelizmente nao conseguirei [aceitar o projeto / participar / atender ao prazo] neste momento por causa de [motivo breve: compromissos ja assumidos / capacidade da equipe / prazo inviavel].

Se fizer sentido, voce pode tentar o [Nome de outra pessoa ou setor], que talvez consiga ajudar.

Abraco, [Seu nome]

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Como adaptar os modelos sem perder o tom profissional

Os colchetes marcam os trechos que voce preenche. Fora isso, vale ajustar duas coisas antes de enviar.

A primeira e o nivel de formalidade. Se voce trata a pessoa por “voce” no dia a dia, mantenha. Se o ambiente e mais formal e voce usa “senhor” ou “senhora”, troque. O modelo vem neutro por padrao, mas o tom final e o seu.

A segunda e o comprimento. Quando o destinatario ja conhece o contexto, corte as frases que explicam a situacao. Um follow-up para alguem com quem voce fala toda semana pode ser bem mais curto do que o modelo sugere.

Antes de mandar qualquer e-mail com dado sensivel (valores, dados pessoais, decisoes importantes), releia uma vez. Um minuto de revisao evita retrabalho.

Qual modelo usar em cada situacao

Para cobrar resposta sem soar agressivo, o follow-up (n. 1) resolve na maioria dos casos. Se a coisa envolve dinheiro ou entrega atrasada, o modelo de cobranca (n. 2) e mais direto e cabe melhor.

Nas situacoes delicadas, como recusar um pedido ou cancelar reuniao, use os modelos 8 e 5 com o minimo de alteracao possivel. Eles ja foram calibrados para soar educados sem ficar frios.

Se voce quer melhorar a qualidade dos seus e-mails alem dos modelos, o guia de como escrever um e-mail profissional explica estrutura, assunto e fechamento com mais detalhe. A area de Comunicacao do Daily Office tambem tem outros recursos praticos para o cotidiano no escritorio.