Excel: PROCV, tabela dinamica e formulas do dia a dia

Mexer em planilha trava muita gente no trabalho. A lista de dados esta ali, mas voce nao sabe como cruzar duas tabelas, somar so um grupo de valores ou deixar o cabecalho fixo enquanto rola a tela. O Excel parece ter mil recursos, e na pratica voce usa sempre os mesmos.

Esta pagina reune os tutoriais de Excel do Daily Office, organizados pelo que voce costuma precisar fazer no dia a dia. Cada link leva a um passo a passo direto, com exemplos que dao para repetir na sua propria planilha.

Os caminhos descritos servem para o Excel do computador, para o Excel online e, na maioria das vezes, para o Planilhas Google. Os nomes das formulas mudam pouco entre eles.

Organizar a planilha antes de tudo

Antes de qualquer formula, vale deixar a planilha facil de ler. Quando a lista e grande, o cabecalho some assim que voce desce a tela e voce perde a referencia das colunas. Travar a primeira linha resolve isso em dois cliques.

• Congelar linha ou coluna
• Ajustar largura de colunas de uma vez (em breve)
• Remover linhas em branco e duplicadas (em breve)

Essas tarefas parecem pequenas, mas economizam tempo toda vez que voce abre o arquivo. Uma planilha organizada tambem facilita as formulas que vem depois, porque voce enxerga melhor onde cada dado esta.

Buscar e cruzar dados com formulas

Aqui mora o pulo do gato de quem trabalha com planilha. Quando voce tem duas listas, uma com codigos de produto e outra com precos, ninguem quer procurar valor por valor na mao. O PROCV faz essa busca para voce e traz o resultado certo automaticamente.

• Como fazer PROCV
• Usar SOMASE para somar so um grupo de valores (em breve)
• Contar celulas com CONT.SE (em breve)

O PROCV e a formula que mais cai em vaga de emprego e mais aparece em planilha de escritorio. Vale dedicar um tempo a ela. Depois que voce entende a logica de buscar um valor numa tabela e devolver o dado da coluna ao lado, fica facil aprender as variacoes.

Se o seu PROCV retorna erro, quase sempre o problema esta na coluna de busca. O valor procurado precisa estar na primeira coluna do intervalo que voce selecionou. Confira isso antes de mexer no resto.

Resumir grandes listas em segundos

Quando a planilha tem centenas de linhas, somar na mao nao e opcao. A tabela dinamica pega essa lista bruta e monta um resumo do jeito que voce quiser: vendas por mes, gastos por categoria, atendimentos por pessoa. Voce arrasta os campos e o Excel calcula sozinho.

• Tabela dinamica
• Criar grafico a partir da tabela dinamica (em breve)
• Atualizar a tabela quando os dados mudam (em breve)

Muita gente acha que tabela dinamica e coisa de especialista. Nao e. Em poucos minutos voce monta o primeiro resumo e percebe que era mais simples do que parecia. E o recurso que mais impressiona em relatorio, porque transforma uma lista confusa em numeros claros.

Deixar a planilha mais facil de ler

Numero solto nao conta historia. A formatacao condicional pinta automaticamente as celulas conforme a regra que voce define, e o leitor entende o resultado de relance.

• Pintar valores acima ou abaixo de um limite (em breve)
• Destacar a maior e a menor venda (em breve)
• Criar barras de dados dentro das celulas (em breve)

Isso ajuda em relatorio que vai para o chefe ou para o cliente. Em vez de pedir que a pessoa compare numero por numero, a cor faz o trabalho. Vermelho para o que ficou abaixo da meta, verde para o que passou, e a leitura vira instantanea.

Por onde comecar

Se voce esta no inicio, siga uma ordem que rende rapido. Primeiro aprenda a congelar linha ou coluna, porque isso facilita tudo que vem depois. Em seguida pegue o PROCV, que e a formula mais util do Excel para cruzar dados. So entao parta para a tabela dinamica, que junta tudo num resumo.

Se voce ja se vira no basico e quer dar um salto, comece direto pela tabela dinamica. Ela e o recurso que mais muda a forma como voce entrega relatorio, e quem domina ela ganha tempo em quase toda tarefa de escritorio. Volte aqui sempre que surgir uma duvida nova, porque esta pagina vai crescendo com novos tutoriais.