Como criar uma tabela dinamica no Excel

A tabela dinamica e o recurso que mais economiza tempo no Excel quando voce lida com listas longas. Poucos cliques e centenas de linhas viram um resumo organizado. Sem digitar uma formula sequer.

Aqui voce vai criar uma tabela dinamica do zero. O exemplo e uma planilha de vendas com varios vendedores.

O que e uma tabela dinamica

A tabela dinamica reorganiza e resume os dados de uma planilha de forma automatica. Voce define o que quer ver nas linhas, nas colunas e nos valores. O Excel faz o calculo.

Imagine 500 linhas de vendas, cada uma com nome do vendedor, produto e valor. A tabela dinamica devolve o total vendido por vendedor em segundos. Sem SOMASE, sem PROCV, sem formula manual.

O nome vem da forma de trabalhar: voce arrasta campos e a visao muda na hora, conforme o que precisa enxergar.

Preparar os dados antes de comecar

Os dados precisam estar no formato certo antes de inserir a tabela. Se a sua planilha ja segue esse padrao, pule esta etapa.

1. Cada coluna deve ter um cabecalho na primeira linha (ex.: Vendedor, Produto, Valor, Data).
2. Nao pode haver linhas ou colunas completamente vazias no meio dos dados.
3. Cada linha deve representar um registro unico (uma venda, um pedido, uma entrada).
4. Remova subtotais manuais que estejam misturados com os dados. Eles distorcem o resultado.

Se a sua planilha tiver celulas mescladas, desfaca a mesclagem antes de criar a tabela dinamica. Celula mesclada bagunca a leitura dos dados.

Como inserir a tabela dinamica

Com os dados prontos, o processo e rapido.

1. Clique em qualquer celula dentro da sua tabela de dados.
2. Va ate a aba Inserir no menu superior.
3. Clique em Tabela Dinamica.
4. Uma janela vai aparecer. O Excel ja detecta o intervalo sozinho. Confirme se esta correto.
5. Escolha onde a tabela sera criada: em uma nova planilha (recomendado) ou na planilha atual.
6. Clique em OK.

O Excel abre uma nova aba com a area da tabela em branco e o painel de campos do lado direito.

Entender o painel de campos

O painel lateral e o coracao da tabela dinamica. Ele tem duas partes.

Em cima ficam todos os cabecalhos da planilha original, como Vendedor, Produto, Valor e Data. Embaixo ha quatro areas onde voce arrasta esses campos:

• Linhas: o que aparece como categoria nas linhas da tabela (ex.: nome do vendedor).
• Colunas: uma segunda categoria que abre em colunas (ex.: mes ou produto).
• Valores: o numero que sera calculado (ex.: soma do valor vendido).
• Filtros: um filtro geral que fica acima da tabela (ex.: filtrar por regiao).

Para ver o total de vendas por vendedor, arraste Vendedor para Linhas e Valor para Valores. So isso.

Montar o resumo de vendas por vendedor

Agora o exemplo pratico, passo a passo.

1. No painel de campos, localize o campo Vendedor.
2. Arraste Vendedor ate a area Linhas.
3. Localize o campo Valor (ou o nome que voce deu para o valor monetario).
4. Arraste Valor ate a area Valores.
5. A tabela ja mostra a soma de vendas de cada vendedor.

Quer ver tambem por produto? Arraste o campo Produto para Colunas. A tabela cruza vendedor com produto em uma grade.

Para remover um campo, arraste-o de volta para fora da area ou desmarque a caixa ao lado do nome no painel superior.

Mudar a operacao: de soma para media ou contagem

Quando voce arrasta um campo numerico para Valores, o Excel usa Soma por padrao. Da para trocar.

1. Clique na seta ao lado do campo em Valores no painel lateral (ex.: “Soma de Valor”).
2. Escolha Configuracoes do Campo de Valor.
3. Na janela que abre, selecione a operacao: Contagem, Media, Maximo, Minimo e por ai vai.
4. Clique em OK.

Serve, por exemplo, quando voce quer a media de vendas por vendedor em vez do total. Ou quantas vendas cada um fez, que e a contagem.

Atualizar a tabela quando os dados mudam

A tabela dinamica nao se atualiza sozinha quando voce adiciona dados na planilha original. A atualizacao e manual.

1. Clique em qualquer celula dentro da tabela dinamica.
2. Va para a aba Analise de Tabela Dinamica que aparece no menu superior.
3. Clique no botao Atualizar.

Se voce adicionou novas linhas abaixo do intervalo original, antes ajuste a fonte de dados. Clique em Alterar Fonte de Dados e estenda o intervalo para incluir as linhas novas.

Da para evitar isso de vez. Transforme os dados originais em uma Tabela do Excel (aba Inserir, opcao Tabela) antes de criar a tabela dinamica. Assim, as novas linhas entram no intervalo automaticamente.

Filtrar e organizar o resultado

A propria tabela tem recursos de filtragem, fora as areas de campo.

Clique na seta ao lado do cabecalho de linha ou coluna para filtrar por valores especificos, ordenar do maior para o menor ou aplicar outros criterios. Funciona parecido com o filtro comum do Excel.

Para focar em um vendedor so, arraste um campo para a area Filtros. Um menu suspenso aparece acima da tabela e voce seleciona quem quiser.

Formatar os numeros da tabela

Os valores podem aparecer sem formatacao de moeda ou com casas decimais demais. Para ajustar:

1. Clique em um dos valores na tabela.
2. Va em Configuracoes do Campo de Valor de novo.
3. Clique em Formato de Numero.
4. Escolha Moeda, Numero ou o formato que preferir.
5. Clique em OK.

O ajuste vale para todos os valores daquele campo na tabela.

Qual caminho seguir a partir daqui

Se voce esta comecando com analise de dados no Excel, a tabela dinamica e o melhor ponto de partida. Em muitos casos ela substitui formulas como o PROCV, principalmente quando a ideia e resumir e comparar grupos de dados.

Em planilhas grandes, com mais de mil registros, a tabela dinamica e mais rapida e erra menos que formula manual. Comece com uma soma simples por categoria e va acrescentando colunas ou filtros conforme a necessidade.

Se os seus dados mudam toda hora, transforme a base em uma Tabela do Excel antes de montar a dinamica. A atualizacao fica mais simples e voce nao reconfigura o intervalo a cada alteracao.

Vale explorar os outros recursos do Excel para ganhar tempo na analise do dia a dia.