Como remover dados duplicados no Excel

Para remover duplicatas no Excel, selecione o intervalo de dados, abra a aba Dados e clique em Remover Duplicatas. Escolha as colunas que devem ser comparadas e confirme em OK. O Excel apaga as linhas repetidas e mostra quantos registros foram removidos.

Planilha que acumula registro ao longo do tempo quase sempre vira um terreno de linhas repetidas. Acontece quando voce importa dados de sistemas diferentes, junta abas ou cola informacao de fora. Aqui voce vai ver como achar e apagar essas duplicatas sem perder nada pelo caminho.

Antes de comecar, faca uma copia

Antes de mexer em qualquer dado, salve uma copia do arquivo. Renomeie o original com um _backup no nome, ou duplique a aba que vai editar: clique com o botao direito na guia e escolha Mover ou Copiar.

Um aviso que vale repetir: o Remover Duplicatas exclui as linhas de vez. Depois que voce salva o arquivo, nao existe desfazer confiavel. A copia leva menos de um minuto e te poupa de uma manha inteira tentando reconstruir dados perdidos.

Como usar o recurso remover duplicatas no Excel

O jeito mais rapido de apagar linhas repetidas e o recurso nativo do proprio Excel. O passo a passo e curto.

1. Abra a planilha com os dados que quer limpar.
2. Clique em qualquer celula dentro do intervalo. O Excel seleciona o conjunto sozinho na etapa seguinte.
3. Na faixa de opcoes, va para a aba Dados.
4. No grupo Ferramentas de Dados, clique em Remover Duplicatas.
5. Abre uma janela listando todas as colunas do intervalo. Marque ou desmarque conforme o caso. A proxima secao explica como decidir.
6. Clique em OK.
7. O Excel mostra uma mensagem com quantos valores duplicados saiu e quantos registros unicos ficaram. Clique em OK para fechar.

Pronto. As linhas repetidas saem e o que sobra continua na mesma ordem de antes.

Como escolher as colunas certas

Quando a janela abre, voce ve uma lista com uma caixa de selecao ao lado de cada coluna. Essa escolha define o que o Excel vai chamar de “duplicata”.

Marque so a coluna Nome e o Excel remove qualquer linha em que o nome se repita, mesmo que o e-mail ou o departamento sejam outros. Marque Nome e E-mail juntos e ele so apaga a linha quando os dois campos batem ao mesmo tempo. Pequena diferenca, resultado bem diferente.

O que costuma funcionar melhor: marcar as colunas que identificam um registro de forma unica, tipo CPF, codigo de produto ou e-mail, em vez de marcar tudo de uma vez. Assim voce nao apaga linhas que sao diferentes mas dividem um ou dois campos por coincidencia.

Se a planilha tem linha de cabecalho, deixe a opcao Meus dados contem cabecalhos marcada. O Excel para de tratar o cabecalho como um dado a comparar.

Visualizar duplicatas antes de apagar

Prefere conferir as duplicatas antes de apagar qualquer coisa? A formatacao condicional resolve. Ela so destaca as celulas, nao mexe em nada.

1. Selecione o intervalo que quer analisar, por exemplo a coluna de e-mails ou de codigos.
2. Va para a aba Pagina Inicial.
3. No grupo Estilos, clique em Formatacao Condicional.
4. Passe o mouse sobre Realcar Regras das Celulas e clique em Valores Duplicados.
5. Na janela que abre, escolha o formato do destaque, como cor de fundo ou cor de fonte, e clique em OK.

As celulas com valores repetidos ficam coloridas. Da para percorrer a planilha, olhar caso por caso e decidir na mao o que fica antes de chamar o Remover Duplicatas.

Para tirar o destaque depois da revisao, selecione o intervalo e va em Formatacao Condicional, depois Limpar Regras e Limpar Regras das Celulas Selecionadas.

Quando usar cada abordagem

O Remover Duplicatas serve para quando voce ja tem certeza de que toda linha repetida deve sair e ja fez o backup. E rapido e dispensa revisao na mao.

A formatacao condicional serve para dados sensiveis, ou para quando voce ainda nao decidiu o criterio de comparacao. Ela deixa voce inspecionar cada duplicata antes de tomar qualquer decisao.

Na pratica, as duas se completam: destaque primeiro para revisar, depois rode o Remover Duplicatas tranquilo.

Verificar o resultado

Depois de remover as duplicatas, confira se ficou como voce esperava. Um jeito simples e usar =CONT.VALORES(A:A) para contar os registros que sobraram e bater com o numero que o Excel informou no fim.

Se algo nao parecer certo, feche o arquivo sem salvar e abra a copia de backup que voce criou la no comeco.

Proximo passo

Com as duplicatas fora, a planilha fica mais enxuta e mais confiavel para qualquer analise. O passo seguinte e aprender a usar filtros e tabelas dinamicas para resumir esses dados, recursos que estao no guia de Excel.