Como compartilhar uma pasta no Google Drive
Como compartilhar uma pasta no Google Drive
Para compartilhar uma pasta no Google Drive, clique com o botao direito sobre ela e escolha Compartilhar. Da para adicionar pessoas pelo e-mail ou gerar um link de acesso. Nos dois casos, voce decide se cada pessoa apenas visualiza, comenta ou edita os arquivos.
Por que compartilhar pelo Drive
Mandar um arquivo ou outro por e-mail funciona. O problema aparece quando o projeto tem varias versoes ou muita gente envolvida: a caixa de entrada vira um amontoado de anexos e ninguem sabe qual e a versao final. Compartilhar uma pasta no Google Workspace resolve esse no. Todo mundo acessa o mesmo lugar, as atualizacoes aparecem na hora e voce controla quem pode fazer o que.
O Drive trabalha com tres niveis de permissao: leitor, comentarista e editor. Escolher o nivel certo evita que alguem apague um arquivo sem querer ou sobrescreva um dado que voce levou horas para montar.
Compartilhar com pessoas especificas por e-mail
Esse e o jeito mais seguro, porque so quem voce convidar vai ter acesso.
- Abra o Google Drive e localize a pasta que quer compartilhar.
- Clique com o botao direito sobre a pasta e selecione Compartilhar.
- Na janela que abrir, digite o e-mail da pessoa no campo indicado. Voce pode adicionar mais de um endereco.
- Ao lado do nome, clique no menu de permissao e escolha entre Leitor, Comentarista ou Editor.
- Se quiser, escreva uma mensagem para avisar a pessoa do compartilhamento.
- Clique em Enviar. A pessoa recebe um e-mail com o link direto para a pasta.
Se a pessoa ainda nao usa o Google, ela vai precisar criar uma conta gratuita para acessar. Marque a opcao de notificar por e-mail para facilitar a vida dela.
Gerar link de compartilhamento
O link ajuda quando voce quer compartilhar com um grupo grande ou com gente de quem voce nem tem o e-mail.
- Clique com o botao direito na pasta e selecione Compartilhar.
- Na parte de baixo da janela, localize a secao Link para compartilhamento.
- Clique em Copiar link. Por padrao, o acesso costuma vir restrito: so quem foi convidado diretamente consegue abrir.
- Para mudar quem pode usar o link, clique em Alterar para qualquer pessoa com o link ou escolha outra opcao disponivel.
- Defina a permissao do link: Leitor, Comentarista ou Editor.
- Copie o link e envie pelo canal que preferir.
Cuidado com o link aberto. Ao escolher “Qualquer pessoa com o link”, qualquer um que receber ou encontrar esse link consegue entrar na pasta, inclusive quem recebeu por engano. Deixe essa opcao so para conteudo realmente publico ou de baixo risco.
Diferenca entre as permissoes
A permissao que voce escolhe muda bastante coisa no dia a dia.
- Leitor: a pessoa ve e baixa os arquivos, mas nao edita nem adiciona nada.
- Comentarista: pode sugerir mudancas e deixar comentarios, sem mexer no conteudo direto. Bom para revisoes.
- Editor: acesso completo para criar, mover, editar e excluir arquivos dentro da pasta.
Para quem so precisa consultar documentos, leitor ja basta. Editor fica reservado para quem de fato vai mexer nos arquivos.
Parar de compartilhar ou alterar permissoes
Quando o projeto acaba ou alguem sai da equipe, tirar o acesso leva poucos segundos.
- Clique com o botao direito na pasta e va em Compartilhar.
- A lista de pessoas com acesso aparece na janela.
- Para alterar a permissao de alguem, clique no menu ao lado do nome e escolha outro nivel.
- Para remover uma pessoa, clique no mesmo menu e selecione Remover acesso.
- Se quiser desativar o link, mude a configuracao para Restrito. So as pessoas listadas continuam com acesso.
- Clique em Salvar para confirmar.
A remocao vale na hora. A pessoa perde a permissao assim que voce salva, e nada chega ate ela avisando.
O que acontece com os arquivos dentro da pasta
Quando voce compartilha uma pasta, tudo que esta dentro dela fica acessivel para quem foi adicionado, incluindo subpastas e arquivos novos criados depois. Precisa de um nivel de acesso diferente para um arquivo especifico? Da para configurar a permissao dele sozinho, seguindo os mesmos passos.
Vale lembrar de um detalhe que confunde muita gente: compartilhar nao transfere a propriedade do arquivo. O criador original continua como dono, e so ele pode excluir de vez ou passar a titularidade para outra pessoa.
Proximo passo
Com a pasta compartilhada, o proximo cuidado e a organizacao interna, que costuma fazer mais diferenca do que parece quando a equipe cresce. Crie subpastas com nomes claros e use cores para separar categorias. Sao dois habitos baratos que poupam horas de procura la na frente. Volte ao Google Workspace para mais tutoriais de colaboracao no trabalho.
Perguntas frequentes
Qual a diferenca entre leitor, comentarista e editor no Google Drive?
Leitor so ve os arquivos, sem fazer alteracoes. Comentarista pode adicionar comentarios mas nao edita o conteudo. Editor tem acesso completo para modificar, mover e excluir arquivos dentro da pasta compartilhada.
Compartilhar uma pasta compartilha todos os arquivos dentro dela?
Sim. Ao compartilhar uma pasta, todas as pessoas adicionadas passam a ter acesso a todos os arquivos e subpastas que existem ali, incluindo os que forem adicionados depois. Fique atento ao conteudo antes de compartilhar.
Como sei se minha pasta esta compartilhada com muita gente?
Clique com o botao direito na pasta e escolha Compartilhar. Ali voce ve a lista de pessoas com acesso e o tipo de permissao de cada uma. Se houver um link ativo, aparece indicado na parte de Link para compartilhamento.