Como assinar um PDF digitalmente de graça pelo celular ou PC

Assinar PDF digitalmente é a forma mais prática de fechar um documento sem imprimir, assinar a caneta e escanear de volta. Este tutorial mostra como fazer isso de graça no celular e no computador. Também explica quando a assinatura precisa de certificado para valer.

Assinatura eletrônica e digital: a diferença que importa

Os dois termos parecem sinônimos. No direito brasileiro, têm pesos bem diferentes.

A assinatura eletrônica simples é qualquer mecanismo que identifique quem assinou: clicar em “Aceitar”, digitar o nome ou inserir uma imagem da sua rubrica num PDF. Vale em contratos entre particulares pela Lei 14.063/2020, mas não gera prova criptográfica de quem foi o autor.

A assinatura digital com certificado usa criptografia para amarrar o documento a uma identidade verificada. Aqui o padrão é o certificado ICP-Brasil, emitido por autoridades como Serasa e Certisign. O nível mais avançado, chamado de qualificado, é o que vale para petições judiciais, notas fiscais, contratos com órgãos públicos e documentos do e-Social.

A assinatura pelo gov.br também conta como qualificada nas interações com o poder público federal, sem custo extra para quem já tem conta nível Ouro ou Prata.

Na dúvida sobre o nível que o seu documento exige, pergunte ao RH, ao cartório ou ao advogado responsável. A regra muda conforme o tipo de ato jurídico.

Como assinar PDF no celular

No iPhone, sem instalar nada

O iOS já traz uma função de assinatura embutida no app Arquivos e no Visualizador.

1. Abra o PDF no app Arquivos ou toque nele para visualizar.
2. Toque no ícone de caneta (Marcação) no canto superior direito.
3. Toque no ”+” no canto inferior direito e escolha Assinatura.
4. Desenhe sua assinatura com o dedo ou a caneta Apple e confirme.
5. Posicione o bloco no campo certo do documento e ajuste o tamanho.
6. Toque em OK e depois em Concluído para salvar.

Essa assinatura é uma imagem aplicada sobre o PDF. Não tem certificado. Ainda assim serve para contratos simples entre empresas e para documentos internos que o destinatário aceite nesse formato.

No Android

O Adobe Acrobat Reader gratuito é a opção mais confiável.

1. Baixe o Adobe Acrobat Reader na Play Store, se ainda não tiver.
2. Abra o PDF dentro do app.
3. Toque no ícone de caneta na barra inferior e escolha Preencher e assinar.
4. Toque em Criar assinatura e desenhe ou importe uma foto da sua assinatura física.
5. Toque no campo de assinatura no documento e aplique.
6. Salve o arquivo pelo menu de compartilhamento ou pelo botão de salvar.

Para fotografar sua rubrica física, assine em papel branco com caneta preta, tire a foto com boa iluminação e use a opção “Imagem” dentro do app ao criar a assinatura. O contraste faz diferença no resultado.

Como assinar PDF no computador

Adobe Acrobat Reader no Windows e Mac

A função de assinatura já vem na versão gratuita do Acrobat Reader.

1. Abra o PDF no Adobe Acrobat Reader.
2. Clique em Ferramentas ou procure o menu Preencher e assinar na barra lateral.
3. Clique em Assinar e depois em Adicionar assinatura.
4. Escolha entre digitar o nome, desenhar com o mouse ou carregar uma imagem da assinatura.
5. Clique no campo de assinatura do documento para aplicar.
6. Salve em Arquivo, Salvar como para gerar um novo arquivo com a assinatura embutida.

Pelo Google Drive, sem instalar nada

O Google Drive tem uma função nativa de assinatura para arquivos PDF. Roda em qualquer navegador.

1. Suba o PDF para o seu Google Drive.
2. Abra o arquivo e clique no menu de três pontos, depois procure por eSign ou Solicitar assinatura.
3. Adicione o campo de assinatura no local certo e aplique a sua própria assinatura, se for você quem assina.
4. Baixe o PDF assinado ou compartilhe direto pelo Drive.

A função muda conforme o plano da conta Google e a região. Se não aparecer, use o Acrobat Reader ou uma ferramenta online.

Ferramentas online, sem instalar nada

Para documentos sem informações confidenciais, ferramentas como Smallpdf, ILovePDF e PDF24 deixam você assinar direto no navegador.

1. Acesse o site da ferramenta escolhida.
2. Faça upload do PDF.
3. Adicione a assinatura, posicione no campo certo e aplique data e carimbo se precisar.
4. Baixe o arquivo assinado.

Evite ferramentas online com documentos que tenham dados sigilosos, como contratos com valores, dados pessoais de terceiros ou informações médicas. Nesses casos, fique no Acrobat Reader local.

Como adicionar data, carimbo e acertar a posição da assinatura

Assinatura no campo errado invalida o ato em documentos formais. Antes de assinar, role o documento inteiro e veja onde fica o campo.

Para colocar a data junto da assinatura no Acrobat Reader:

1. Depois de inserir a assinatura, use a ferramenta de texto e clique perto dela.
2. Digite a data no formato dia/mês/ano conforme o documento exige.
3. Ajuste o tamanho da fonte para ficar proporcional ao espaço.

Para colocar um carimbo com nome e cargo:

1. No Acrobat Reader, vá em Ferramentas, Carimbo ou clique no ícone de carimbo na barra de edição.
2. Crie um carimbo personalizado com nome, cargo e empresa se precisar.
3. Aplique abaixo ou ao lado da assinatura.

Em contratos com campos numerados (assinante 1, assinante 2, testemunha), assine só no campo que corresponde ao seu papel. Assinar no lugar errado pode invalidar o documento.

Validade legal: quando a assinatura simples não basta

A assinatura eletrônica simples resolve a maior parte dos contratos comerciais, propostas, termos de serviço e acordos internos. Mas há casos em que ela não é aceita:

• Documentos trabalhistas enviados ao e-Social exigem certificado ICP-Brasil ou acesso gov.br.
• Petições judiciais exigem assinatura digital qualificada do advogado.
• Escrituras e contratos de imóvel costumam pedir reconhecimento em cartório ou certificado qualificado.
• Documentos com órgãos públicos federais seguem o padrão da Lei 14.063/2020 e quase sempre pedem nível avançado ou qualificado.

Para documentos de RH, muitas empresas já usam plataformas como DocuSign, ClickSign ou D4Sign, que guardam log de IP, hora e autenticação. Esse registro cria um rastro jurídico bem mais sólido do que uma imagem de assinatura solta num PDF.

Se a empresa exigir gov.br, acesse gov.br/assinar e siga o passo a passo para assinar pela plataforma, sem certificado físico.

Como assinar PDF: o resumo

Contrato do dia a dia, sem exigência formal? Use o Adobe Acrobat Reader gratuito no celular ou PC, desenhe ou importe sua assinatura e posicione no campo certo.

Documento para órgão público ou trabalhista? Confira se é exigida assinatura pelo gov.br ou com certificado ICP-Brasil antes de assinar de outro jeito, porque assinar errado obriga a refazer tudo.

Depois de assinado, vale adicionar senha ao PDF para travar alterações no arquivo.

Mais tutoriais e ferramentas para esse formato estão na página de PDF.