Gestao de tempo: tecnicas praticas para o trabalho

Gestao de tempo: tecnicas praticas para o trabalho

Gestao de tempo e o habito de decidir, de forma consciente, como voce vai usar as horas do dia de trabalho. Na pratica, e separar o que e prioritario do que e secundario e reservar blocos de atencao para as tarefas que importam, sem deixar que urgencias dos outros tomem conta da sua agenda. Voce nao precisa de aplicativo caro nem de metodologia complicada para comecar.

O que e gestao de tempo, afinal

Muita gente confunde gestao de tempo com trabalhar mais rapido ou dar conta de mais coisas. O objetivo e outro. E fazer as coisas certas, na hora certa, sem gastar energia com o que nao importa agora.

O ponto de partida e admitir uma coisa simples: voce nao vai dar conta de tudo. Toda vez que escolhe uma tarefa, esta escolhendo nao fazer outras. Quando isso cai a ficha, fica bem mais facil dizer nao e proteger o tempo para o que de fato faz seu trabalho andar.

Matriz de prioridade: urgente e importante

A matriz de prioridade ficou conhecida por Dwight Eisenhower. Ela divide as tarefas em quatro grupos a partir de duas perguntas: isso e urgente? Isso e importante?

O resultado e uma grade com quatro quadrantes:

1. Urgente e importante: faca agora. Sao crises reais, prazos que vencem hoje, problemas que estao travando outras pessoas.
2. Importante, mas nao urgente: agende. Aqui ficam as tarefas que mais mexem nos seus resultados de longo prazo, como planejamento, aprendizado e melhoria de processo.
3. Urgente, mas nao importante: delegue se der. Sao interrupcoes, reunioes que nao precisavam acontecer, pedidos que outra pessoa resolve.
4. Nao urgente e nao importante: elimine ou deixe para o fim. Sao distracoes que comem tempo e nao geram nada.

O quadrante mais util e o segundo, e quase ninguem olha para ele. O motivo e que ele nunca grita por atencao. So que e ali que moram as tarefas que mudam o jogo: preparar uma apresentacao com antecedencia, organizar os arquivos, sentar com o gestor para falar de carreira.

Reserve pelo menos um bloco por semana para tarefas do quadrante 2. Coloque na agenda como se fosse uma reuniao, com horario fixo e sem interrupcao.

Blocos de tempo na agenda

Bloco de tempo e quando voce reserva um intervalo especifico na agenda para um tipo de trabalho antes do dia comecar a acontecer. Sem esse planejamento, o dia vira refem de mensagens, reuniao de ultima hora e tarefa que apareceu do nada.

Como montar blocos de tempo:

1. Antes de sair do trabalho, escolha as duas ou tres tarefas mais importantes do dia seguinte.
2. Abra a agenda e reserve um bloco para cada uma, com horario de inicio e de fim.
3. Durante o bloco, foque so naquela tarefa. Silencie as notificacoes e avise os colegas se precisar.
4. Quando terminar, anote o que foi feito e veja se o proximo bloco ainda faz sentido.

Voce nao precisa bloquear o dia todo. Dois blocos de foco por dia ja mudam bastante coisa. O resto do tempo fica livre para e-mail, reuniao e o que aparecer no caminho.

Agrupar tarefas parecidas

Toda vez que voce muda de tipo de tarefa, o cerebro leva alguns minutos para se acostumar com o novo contexto. Isso tem nome: custo de troca. Responder um e-mail, depois mexer numa planilha, depois atender uma ligacao e voltar ao e-mail vai multiplicando esse custo ao longo do dia.

Agrupar tarefas parecidas, o tal do batching, corta esse desperdicio. A ideia e direta: em vez de responder e-mail o dia inteiro, voce escolhe dois momentos fixos, um de manha e outro a tarde. Vale o mesmo para ligacoes, revisao de documento ou qualquer coisa que se repita.

Como comecar com batching:

1. Liste as categorias de tarefa que aparecem no seu dia, como e-mail, ligacoes, documentos, reunioes e tarefas operacionais.
2. Escolha uma categoria para agrupar primeiro, de preferencia a que mais interrompe seu foco.
3. Defina dois horarios fixos por dia para resolver tudo daquela categoria de uma vez.
4. Avise sua equipe, se precisar, para que saibam quando podem esperar retorno.

Aprender a dizer nao ao que nao e prioridade

Nenhuma tecnica funciona se voce aceitar qualquer demanda que cair na sua mesa. Dizer nao e uma habilidade de gestao de tempo, nao falta de educacao.

Na pratica, isso nao quer dizer recusar tudo. E avaliar se o pedido cabe nas suas prioridades do dia antes de aceitar. Algumas formas de fazer isso sem criar atrito:

• “Posso olhar isso depois das 15h, tudo bem?”
• “Essa tarefa fica melhor com o fulano, que ja esta trabalhando nisso.”
• “Posso colocar isso na minha lista de amanha?”

A ideia e manter o controle da propria agenda sem fechar a porta para os colegas.

Como comecar com uma so tecnica

O erro mais comum e querer adotar tudo de uma vez. O melhor caminho e escolher uma unica tecnica e usar por pelo menos duas semanas antes de acrescentar qualquer outra coisa.

Se voce nunca usou nenhuma, comece pela matriz de prioridade. E a mais rapida de aprender e leva so alguns minutos de manha para classificar as tarefas do dia.

Se voce ja lista tarefas, mas sente que o dia foge do controle, teste os blocos de tempo na agenda. Eles transformam a lista em compromissos concretos.

So depois que uma tecnica virar automatica vale a pena experimentar outra.

Conexao com outras metodologias

A tecnica Pomodoro combina bem com os blocos de tempo. O bloco define o que voce vai fazer e o Pomodoro define como voce executa, em ciclos de foco com pausas regulares. As duas conversam e podem ser usadas juntas.

Para quem quer ir mais fundo, o metodo GTD (Getting Things Done), de David Allen, e um sistema completo de captura, organizacao e revisao de tarefas. Da mais trabalho para implantar, mas ajuda quando o volume de demandas e alto e variado.

Conclusao

Comece hoje pela matriz de prioridade. Amanha, antes de abrir o e-mail, escreva as tarefas do dia num papel e classifique cada uma nos quatro quadrantes. Sao cinco minutos que ja mudam a ordem do que voce faz primeiro.

Quando o habito estiver firme, explore os outros recursos de produtividade e va ajustando o sistema ao seu ritmo.