Metodo GTD: como organizar o que voce precisa fazer

O metodo GTD e um dos sistemas de produtividade mais usados no mundo. A proposta e simples. Tire tudo da cabeca, coloque num lugar confiavel e decida o que fazer com cada coisa. Voce ganha menos sobrecarga mental e mais clareza sobre o que vem a seguir.

Resposta rapida: GTD significa Getting Things Done, criado por David Allen. O sistema tem cinco etapas: capturar tudo o que precisa de atencao, esclarecer o que e cada item, organizar em listas por contexto, revisar de tempos em tempos e engajar com a tarefa certa na hora certa. A meta e agir com foco, sem ficar lembrando do que falta.

Por que a cabeca nao e um bom lugar para guardar tarefas

Quando voce tenta lembrar de tudo ao mesmo tempo, o cerebro gasta energia so para manter aquelas informacoes acessiveis. E fica aquela sensacao chata de que algo importante vai escapar, o tempo todo em segundo plano.

O GTD parte desse ponto. A cabeca e para pensar, nao para armazenar. Registre as tarefas num sistema externo confiavel e fica mais facil concentrar nos problemas que importam de verdade.

Os 5 passos do metodo GTD

1. Capturar

O primeiro passo e reunir tudo o que esta ocupando sua atencao. E-mails, recados, projetos, ideias, compromissos, aquela pendencia antiga que voce vem empurrando. Tudo vai para uma caixa de entrada. Pode ser fisica, uma bandeja de papel na mesa, ou digital, um aplicativo de notas ou uma lista de texto.

Nao e hora de organizar. So tire da cabeca e coloque num lugar que voce vai processar depois.

1. Reserve um tempo sem interrupcao (30 a 60 minutos na primeira vez).
2. Escreva cada item como ele vier, sem filtrar nem categorizar.
3. Inclua ate as coisas pequenas que parecem obvias.

2. Esclarecer

Agora voce pega cada item da caixa de entrada e faz uma pergunta: o que isso e e qual e a proxima acao?

Se o item nao exige nenhuma acao, voce tem tres saidas. Descartar, arquivar como referencia ou jogar numa lista de “talvez no futuro”. Se exige acao, decida qual e o proximo passo concreto.

Aqui entra a regra dos 2 minutos. Se a acao leva menos de dois minutos, faca agora. Colocar na lista e voltar depois custa mais do que resolver na hora.

Se voce nao consegue definir qual e a proxima acao de um item, e sinal de que o projeto esta mal definido. Quebre em partes menores ate que fique claro o que precisa acontecer primeiro.

3. Organizar

Depois de esclarecer, voce distribui os itens em listas. O GTD usa algumas categorias basicas:

• Proximas acoes: tarefas concretas que voce pode fazer agora ou em breve.
• Projetos: qualquer coisa que exige mais de uma acao para ser concluida. Cada projeto tem pelo menos uma proxima acao associada.
• Aguardando: itens que dependem de outra pessoa. Voce delega e anota para acompanhar.
• Someday/maybe (talvez um dia): ideias que voce nao quer descartar mas tambem nao vai fazer agora.
• Calendario: compromissos com data e hora fixa. So entra aqui o que realmente tem prazo.

Tem uma diferenca importante entre o GTD e as listas comuns. As proximas acoes sao organizadas por contexto. Contexto e a condicao que voce precisa ter para fazer aquela tarefa: estar no computador, estar no telefone, estar no escritorio, estar em casa.

Quando voce chega no escritorio, abre a lista “@escritorio” e ve so o que da para fazer ali. Some a tentacao de ficar olhando itens que nao sao possiveis naquele momento.

4. Revisar

O sistema so funciona se voce confia nele. E a revisao semanal que mantem essa confianca de pe.

Uma vez por semana, reserve de 30 a 60 minutos para:

1. Processar tudo o que ficou na caixa de entrada.
2. Rever as listas de proximas acoes e riscar o que foi feito.
3. Verificar os projetos e conferir se cada um tem uma proxima acao definida.
4. Olhar a lista “aguardando” e cobrar o que ficou parado.
5. Dar uma olhada no calendario da semana seguinte.

Sem a revisao semanal, as listas envelhecem e voce perde a confianca no sistema. A revisao e o que faz o GTD continuar funcionando ano apos ano.

Escolha um dia e horario fixo para a revisao semanal. Sexta a tarde funciona bem para muita gente: voce encerra a semana com tudo processado e comeca a proxima com clareza.

5. Engajar

Com as listas organizadas e em dia, decidir o que fazer em cada momento fica simples. Voce olha o contexto em que esta, o tempo que tem na mao e a energia que sobrou, e escolhe a tarefa mais adequada.

Nao existe formula rigida aqui. O GTD nao diz exatamente o que fazer em cada hora do dia. O que ele garante e que, na hora de escolher, voce tem uma lista confiavel de opcoes para consultar.

Como montar suas listas por contexto

O conceito de listas por contexto parece abstrato na primeira leitura. Na pratica, e bem direto. A ideia e agrupar tarefas pelas condicoes que voce precisa ter para executar cada uma.

Alguns exemplos de contexto que funcionam para trabalho de escritorio:

• @computador: pesquisas, e-mails, documentos, relatorios.
• @telefone: ligacoes a fazer, retornos pendentes.
• @reuniao com fulano: assuntos para tratar na proxima vez que voce encontrar essa pessoa.
• @agenda: itens que dependem de uma data ou horario especifico.

O tamanho e o nome das listas dependem da sua rotina. Quem passa muito tempo em deslocamento pode ter um contexto “@offline” para o que faz sem internet. Quem trabalha de casa talvez nao precise separar “@escritorio” de “@casa”.

Comece simples. Duas ou tres listas de contexto ja bastam para voce sentir a diferenca.

Conexao com inbox zero

O GTD se da muito bem com a pratica de inbox zero. O e-mail e uma das maiores fontes de itens que precisam ser capturados e esclarecidos. Processe a caixa de entrada do e-mail com a mesma logica do GTD e a sobrecarga cai bastante.

A regra e a mesma: cada mensagem pede uma decisao. Descartar, arquivar, responder na hora (menos de 2 minutos) ou virar tarefa com proxima acao definida.

Comece simples, sem ferramentas complicadas

Uma resistencia comum ao GTD e achar que voce precisa de um aplicativo especifico ou de um sistema elaborado para comecar. Nao precisa.

Um caderno dividido em secoes, ou ate um arquivo de texto no computador, ja da conta da maioria dos conceitos. A complexidade do sistema cresce junto com a sua familiaridade, nunca antes.

Se quiser testar um aplicativo, qualquer gerenciador de tarefas com listas personalizaveis serve. O que conta e voce confiar no sistema e revisar toda semana.

Qual caminho escolher

Se voce nunca usou GTD, o melhor ponto de entrada e a captura. Dedique 30 minutos hoje para escrever tudo o que esta na sua cabeca, sem filtrar. So esse exercicio ja alivia a sensacao de sobrecarga.

Depois, passe item por item aplicando a pergunta “qual e a proxima acao?”. Voce vai notar que muitos itens vagos (“resolver o projeto X”) viram tarefas claras (“enviar e-mail para fulano com a proposta revisada”).

O GTD nao serve para voce fazer mais coisas. Serve para fazer as coisas certas com menos atrito. Comece pela captura, monte duas ou tres listas de contexto e marque um momento fixo na semana para revisar. O resto vem com a pratica.