Modelo de ofício: como redigir um ofício formal passo a passo
O ofício é um documento de comunicação formal usado principalmente por órgãos públicos, escolas, associações e empresas quando precisam se comunicar com outras instituições ou com o cidadão. Tem estrutura padronizada: número, destinatário, vocativo, corpo, fecho e assinatura. Serve para solicitar, informar, encaminhar ou responder de forma oficial.
O que é um ofício e quando usar
O ofício é o principal instrumento de correspondência oficial externa. Quando um departamento de uma prefeitura precisa solicitar informações a outro órgão, quando uma escola encaminha documentos a uma secretaria de educação, ou quando uma empresa precisa se comunicar formalmente com um sindicato, o documento adequado é o ofício.
A diferença em relação ao memorando é simples: o memorando circula dentro da mesma organização, entre setores ou funcionários. O ofício sai para fora. Já o requerimento é um pedido feito por um cidadão a uma instituição; no ofício, o remetente costuma ser a própria instituição.
O Manual de Redação da Presidência da República é a referência oficial para quem trabalha no serviço público federal. Ele unificou as formas de comunicação e estabeleceu o padrão que detalharemos a seguir.
Estrutura do ofício passo a passo
Um ofício bem estruturado tem sete partes.
- Cabeçalho institucional: nome da organização remetente, logotipo se houver, endereço, telefone e e-mail.
- Número e data: escrito assim: “Ofício n. 012/2026” seguido da cidade e data por extenso, alinhados à direita ou no canto superior esquerdo, dependendo do padrão do órgão.
- Destinatário: nome completo, cargo e endereço de quem vai receber. Coloque “A” ou “Ao” antes do cargo.
- Vocativo: a saudação de abertura, como “Senhor Diretor,” ou “Senhora Coordenadora,”. Termina com vírgula.
- Corpo do texto: parágrafos objetivos. O primeiro parágrafo apresenta o assunto ou o objetivo do ofício. Os demais desenvolvem as informações necessárias.
- Fecho: expressão de encerramento. O padrão do governo federal é “Respeitosamente,” para autoridades de hierarquia superior e “Atenciosamente,” para destinatários do mesmo nível ou inferior.
- Assinatura: nome completo do signatário, cargo e, se necessário, matrícula ou registro.
Dica: use o assunto antes do vocativo para facilitar o protocolo. Escreva “Assunto:” seguido de uma linha resumindo o conteúdo, como “Assunto: Encaminhamento de relatório anual de atividades”. Isso ajuda quem recebe a arquivar e localizar o documento rapidamente.
Modelo de ofício pronto para preencher
Copie o modelo abaixo e substitua os campos entre colchetes pelas informações reais.
[Nome da Organização Remetente] [Endereço - Telefone - E-mail]
Ofício n. [número]/[ano]
[Cidade], [dia] de [mês] de [ano].
Ao(A) Sr.(a) [Nome completo do destinatário] [Cargo do destinatário] [Nome da organização destinatária] [Endereço do destinatário]
Assunto: [resumo do conteúdo em uma linha]
Senhor(a) [tratamento adequado ao cargo],
[Primeiro parágrafo: apresente o objetivo do ofício. Seja direto. Exemplo: “Em atenção ao Ofício n. X, de [data], encaminhamos, em anexo, o relatório de atividades do primeiro semestre de 2026.”]
[Segundo parágrafo, se necessário: detalhe informações complementares, prazo, documentos anexados ou qualquer dado relevante para o destinatário.]
[Terceiro parágrafo, opcional: agradecimento ou informação de contato para dúvidas.]
Atenciosamente,
[Nome completo do signatário] [Cargo] [Organização]
Dicas de redação para o corpo do ofício
O corpo precisa ser direto e impessoal. Algumas orientações práticas:
- Evite frases como “venho por meio deste” sem completar bem o raciocínio. Prefira começar com “Encaminhamos”, “Solicitamos” ou “Informamos”.
- Use “V.Sa.” para tratar o destinatário no corpo do texto quando ele for de nível igual ou próximo ao seu. Para autoridades de nível mais alto, use “V.Exa.”.
- Não use linguagem informal, abreviações sem necessidade nem palavras em inglês sem justificativa.
- Cada parágrafo deve ter uma ideia. Dois ou três parágrafos curtos comunicam melhor do que um bloco longo.
- Documentos anexados devem ser mencionados no corpo e listados ao final, logo abaixo da assinatura, com a palavra “Anexos:” seguida de cada item.
Diferença entre ofício, memorando e requerimento
Os três são documentos formais, mas atendem a situações distintas.
O ofício é externo. Sai de uma instituição para outra, ou de uma instituição para um cidadão. Tem hierarquia formal e segue o padrão do Manual de Redação da Presidência em órgãos públicos.
O memorando é interno. Circula entre setores ou funcionários da mesma organização. A estrutura é parecida com a do ofício, mas mais enxuta, porque o contexto institucional já é compartilhado entre quem envia e quem recebe.
O requerimento é um pedido feito por um cidadão ou parte interessada a uma instituição ou autoridade. A lógica é diferente: no requerimento, quem escreve está pedindo algo. No ofício, a instituição está informando, solicitando ou encaminhando. Para entender melhor o requerimento, veja o modelo de declaração e requerimento.
Ofício em empresa privada
Empresa privada não está obrigada a seguir o padrão do serviço público, mas pode adotar o mesmo formato. Na prática, empresas que se comunicam com frequência com órgãos públicos, sindicatos ou outras organizações formais tendem a usar o ofício porque ele transmite seriedade e facilita o protocolo.
O que muda em geral é o cabeçalho, que traz o logotipo e dados da empresa, e o fecho, que pode ser substituído por “Cordialmente,” ou outro encerramento que a empresa já usa. O restante da estrutura permanece o mesmo.
Próximo passo
Antes de digitar, identifique o objetivo do seu ofício: você está informando, solicitando, encaminhando ou respondendo? Essa resposta define o primeiro parágrafo. Preencha os campos, revise o fecho de acordo com a hierarquia do destinatário e guarde uma cópia numerada para o seu arquivo.
Para outros documentos de uso frequente no trabalho, acesse a página de Modelos e documentos. Se precisar de um modelo para pedido formal como cidadão, o modelo de declaração e requerimento cobre essa situação.
Perguntas frequentes
Ofício é diferente de memorando?
Sim. O ofício é usado para comunicação externa, entre instituições ou entre uma instituição e um cidadão. O memorando é interno: circula entre setores ou funcionários da mesma organização. A estrutura é parecida, mas o destinatário e o contexto mudam.
Preciso numerar todos os ofícios que envio?
Sim, é boa prática e exigência formal em órgãos públicos. A numeração é sequencial dentro do ano, acompanhada da sigla do setor ou da organização. Isso facilita o protocolo, o arquivamento e a localização posterior do documento.
Empresa privada pode usar ofício?
Pode. Embora o ofício seja mais comum em órgãos públicos, escolas e associações, empresas privadas também o utilizam para correspondência formal com outras organizações, fornecedores, sindicatos ou entidades governamentais. O formato confere seriedade ao texto.