Como reduzir o tamanho de um PDF para anexar no e-mail

Para reduzir tamanho de PDF para email, comprima o arquivo numa ferramenta online, ajuste a resolução das imagens embutidas ou exporte de novo com configurações menores. Se mesmo assim o arquivo passar do limite do provedor, mande um link do Google Drive ou do WeTransfer no lugar do anexo.

Por que o PDF não passa no e-mail

O Gmail e o Outlook.com aceitam anexos de até 25 MB. Parece bastante, mas um PDF escaneado ou uma apresentação cheia de imagens chega fácil a 30 MB, 50 MB ou mais. Servidores de empresa costumam apertar ainda mais esse limite, na faixa de 10 MB a 20 MB, conforme a regra que o setor de TI definiu.

E tem outra. Mesmo quando o envio passa, anexo grande aumenta a chance de o e-mail cair no spam ou demorar para entregar, dependendo da infraestrutura de quem recebe. Manter o PDF abaixo de 10 MB é a margem mais segura para o arquivo chegar sem dor de cabeça.

Como comprimir um PDF para envio por e-mail

Para documentos criados no computador, com texto e imagens comuns, uma ferramenta de compressão resolve quase tudo em menos de um minuto.

1. Acesse a ferramenta de comprimir PDF do Daily Office ou outra opção online de sua preferência.
2. Arraste o arquivo para a área de upload ou clique para selecionar do computador.
3. Escolha o nível de compressão. Para e-mail, o nível de alta compressão costuma funcionar bem sem que o texto perca nitidez.
4. Aguarde o processamento e baixe o arquivo resultante.
5. Abra o PDF baixado e confira se o texto continua legível e se as imagens ficaram aceitáveis para o seu uso.

Antes de enviar o PDF comprimido, clique em alguma imagem do arquivo e aumente o zoom para ver se ela ainda está nítida o bastante para quem vai ler. Em documentos só de texto, a qualidade não muda.

Ferramentas online mandam o arquivo para servidores de terceiros durante o processamento. Se o documento tiver informação confidencial, como contrato ou dado financeiro, prefira o Acrobat ou outro programa instalado no seu computador.

Como reduzir PDF escaneado que está muito pesado

PDF escaneado pesa mais porque cada página é uma fotografia do papel. A resolução padrão do scanner, em geral 300 dpi ou mais, gera imagens grandes que incham o arquivo.

Para aliviar esse tipo de PDF, o caminho é baixar a resolução das imagens. Dá para fazer de duas formas.

Pela ferramenta online: use o nível de compressão mais alto disponível. O resultado é menos preciso porque você não controla o dpi final, mas funciona bem quando o que importa é a legibilidade do texto.

Pelo Adobe Acrobat, na versão paga:

1. Abra o PDF no Acrobat.
2. Vá no menu Arquivo e procure por Otimizar PDF ou Reduzir tamanho do arquivo.
3. Nas opções, localize as configurações de imagens e defina a resolução de saída. Para leitura na tela, 150 dpi basta. Se o documento vai ser impresso, use 200 dpi.
4. Salve com um nome diferente para preservar o arquivo original.

Segundo a especificação do formato PDF pela ISO, o PDF guarda as imagens com resolução separada das páginas de texto. Por isso dá para comprimir as fotos sem mexer na nitidez dos caracteres digitados.

Guarde sempre o arquivo original em alta resolução num local seguro. Depois de exportar em resolução menor, não tem como recuperar a qualidade a partir do arquivo comprimido.

O que fazer quando o PDF continua grande demais

Às vezes o arquivo já é uma apresentação com dezenas de imagens ou um relatório extenso, e mesmo depois de comprimir ele teima em passar de 20 MB. Nesse caso, a saída mais prática é mandar um link no lugar do anexo.

Google Drive:

1. Acesse o Google Drive com sua conta Google.
2. Clique em Novo e faça o upload do PDF.
3. Depois do upload, clique com o botão direito no arquivo e escolha Compartilhar.
4. Defina o acesso como qualquer pessoa com o link pode visualizar.
5. Copie o link gerado e cole no corpo do e-mail.

WeTransfer:

O WeTransfer aceita arquivos de até 2 GB na versão gratuita. Acesse o site, faça o upload, informe o e-mail do destinatário e o serviço envia o link automaticamente. O arquivo fica disponível por sete dias, sem custo.

Se você usa o e-mail da empresa, confira se há política interna sobre serviços externos para compartilhar documentos. Alguns setores de compliance exigem que os arquivos fiquem só no drive da própria empresa.

Como juntar vários PDFs pequenos antes de enviar

Tem vários arquivos leves para a mesma pessoa? Juntar tudo num PDF único fica mais elegante do que disparar cinco anexos soltos. A pessoa recebe um arquivo, abre uma vez e vê tudo organizado.

O tutorial de como juntar vários PDFs em um arquivo só explica o passo a passo com ferramenta online e com o Preview do Mac. Depois de juntar, se o resultado ficar pesado, aplique a compressão descrita acima.

Para decidir entre separar ou juntar:

• Envie arquivos separados quando cada um serve a um propósito diferente e a pessoa vai salvar ou encaminhar partes individualmente.
• Junte tudo quando os arquivos formam um conjunto, como contrato mais anexos, ou relatório mais comprovantes.

Qual caminho escolher

Na maioria dos casos, a ferramenta online de compressão resolve rápido. Se o arquivo tem informação sigilosa, rode o Acrobat localmente. Se o PDF é escaneado, ajuste a resolução das imagens para baixar o peso de forma mais controlada. E quando nada disso resolve, o link do Google Drive ou do WeTransfer garante a entrega, não importa o tamanho.

Para outros tutoriais e ferramentas do formato, acesse a página de PDF com tudo organizado por tarefa.