Como agendar uma reunião no Teams pelo calendário e enviar o convite

Agendar reunião no Teams resolve tudo num passo só: o convite vai automático para o e-mail dos convidados, já com o link de entrada.

Resposta rápida

No Teams, clique em Calendário no menu lateral esquerdo e depois em Nova reunião. Preencha o título, escolha data e horário, adicione os participantes pelo nome ou e-mail corporativo e clique em Enviar. O convite chega por e-mail a todos com o link de entrada.

Criar a reunião pelo Calendário do Teams

O Calendário fica no menu lateral do Teams, o ícone que parece uma agenda. É o caminho mais rápido para quem já está com o aplicativo aberto.

1. Abra o Teams e clique em Calendário no menu lateral.
2. Clique em Nova reunião, no canto superior direito.
3. Preencha o campo Título.
4. Defina Data de início, Horário de início e Horário de término.
5. No campo Convidar pessoas, digite o nome ou e-mail de cada participante e selecione o contato na lista.
6. Escreva a pauta no campo de descrição, se quiser.
7. Clique em Enviar.

Cada participante recebe um e-mail com o link. Dali mesmo podem aceitar, recusar ou propor outro horário — funciona como qualquer convite de calendário.

Contas corporativas Microsoft 365 sugerem contatos enquanto você digita no campo de participantes. Útil quando a equipe é grande.

Criar a reunião pelo Outlook

Quem vive no Outlook pode criar a reunião do Teams de lá, sem abrir o aplicativo do Teams.

1. Abra o Outlook e vá para a aba Calendário.
2. Clique em Nova reunião do Teams na barra de ferramentas.
3. Preencha o assunto, adicione os convidados no campo Para e defina data e horário.
4. Escreva a pauta no corpo do e-mail. O link de entrada do Teams já aparece automaticamente.
5. Clique em Enviar.

O evento aparece no Calendário do Teams e no Outlook, sincronizado nos dois.

Se o botão Nova reunião do Teams não aparecer, o suplemento provavelmente está desativado. Vá em Arquivo, Opções, Suplementos e verifique se o suplemento do Microsoft Teams está ativo.

Definir fuso horário e recorrência

O Teams exibe o horário no fuso da sua máquina. Para equipes em cidades ou países diferentes, clique em Mais opções na tela de criação e ajuste o campo de fuso horário.

Para reuniões que se repetem, o caminho é o mesmo:

1. Na tela de criação, clique em Mais opções.
2. Clique no campo Não se repete.
3. Escolha a frequência: Diariamente, Semanalmente, Mensalmente ou Anualmente.
4. Defina a data de término ou o número de ocorrências.
5. Clique em Enviar.

O convite já informa os participantes de todas as datas. Cada ocorrência aparece separada no calendário deles.

Copiar e enviar o link de convite

Se a lista de participantes ainda não está fechada na hora de criar a reunião, copie o link depois.

1. Abra o evento no Calendário do Teams ou do Outlook.
2. Clique em Editar ou abra os detalhes.
3. Role o corpo do convite até “Clique aqui para entrar na reunião” ou “Participar da reunião do Microsoft Teams”.
4. Copie o link e cole onde precisar: e-mail, WhatsApp ou canal do Teams.

Qualquer pessoa com o link consegue entrar, desde que as permissões da reunião permitam. Para reuniões com pessoas de fora da empresa, revise a configuração da sala de espera antes de distribuir o link.

Ativar a sala de espera e definir permissões

A sala de espera impede que os participantes entrem antes de você liberar. Para ativar:

1. Na tela de criação, clique em Mais opções.
2. Vá até Opções de reunião.
3. No campo Quem pode ignorar a sala de espera, escolha: Apenas eu, Pessoas da minha organização, Todos ou Pessoas que eu convidei.
4. Salve.

Nessa mesma tela você define quem pode apresentar, se câmera e microfone ficam disponíveis antes de você entrar e se o chat fica habilitado.

Para reuniões com clientes ou fornecedores externos, “Apenas eu” ou “Pessoas da minha organização” dá mais controle sobre quem entra e quando.

Editar ou cancelar uma reunião já agendada

Para editar:

1. Abra o Calendário do Teams ou do Outlook.
2. Clique no evento.
3. Clique em Editar.
4. Altere o que precisar: horário, participantes, descrição ou opções de reunião.
5. Clique em Enviar atualização.

Todos os convidados recebem o e-mail com as mudanças. Em reuniões recorrentes, o Teams pergunta se a edição vale só para aquela ocorrência ou para todas as futuras.

Para cancelar:

1. Abra o evento no calendário.
2. Clique em Cancelar reunião.
3. Escreva uma mensagem explicando o motivo, se quiser.
4. Clique em Enviar cancelamento.

O evento some dos calendários de todos e cada participante recebe o aviso. Deletar o evento sem cancelar não notifica ninguém.

Diferença entre reunião agendada e reunião instantânea

A reunião agendada gera um convite de calendário com link fixo. A reunião instantânea, criada com o botão Reunir-se agora, não gera convite e serve para chamadas rápidas com quem já está disponível no chat.

Para confirmar agenda, registrar pauta e reunir pessoas com antecedência, use a reunião agendada. Para cinco minutos com o colega que está online, o Reunir-se agora é mais direto.

Se quiser registrar o que foi discutido, combine o agendamento com a gravação da reunião no Teams. Para apresentações, vale saber como compartilhar a tela numa reunião.

A página principal de reuniões online reúne os tutoriais do tema.

A documentação oficial da Microsoft é referência útil se a interface do seu aplicativo for diferente — ela varia conforme a versão e o plano da organização.

Próximo passo

Com a reunião criada e os convites enviados, abra as opções de reunião antes de o evento começar. Defina quem pode apresentar e se a sala de espera fica ativa. Isso evita boa parte dos problemas que aparecem nos primeiros minutos.