Como criar uma assinatura de e-mail no Outlook

Criar uma assinatura de e-mail no Outlook leva poucos minutos. Com nome, cargo e telefone no rodapé de cada mensagem, quem recebe não precisa procurar quem está do outro lado.

O caminho curto, no Outlook para Windows: vá em Arquivo > Opções > Email > Assinaturas. Crie uma assinatura com seus dados, formate como quiser e marque ela como padrão para novas mensagens e para respostas. O Outlook passa a incluir a assinatura sozinho em todo e-mail.

Como criar a assinatura no Outlook para Windows

O caminho passa pelas opções do aplicativo. Os passos abaixo funcionam no Outlook do Microsoft 365 e nas versões a partir do Outlook 2016.

1. Abra o Outlook e clique em Arquivo no canto superior esquerdo.
2. Clique em Opções na coluna da esquerda.
3. Na janela que abrir, clique em Email.
4. Clique no botão Assinaturas.
5. Na tela de assinaturas, clique em Nova.
6. Digite um nome para identificar essa assinatura (por exemplo: “Trabalho” ou “Pessoal”) e clique em OK.
7. Na caixa de texto grande, escreva o conteúdo da sua assinatura: nome completo, cargo, empresa, telefone e qualquer outro dado que queira exibir.
8. Use a barra de formatação acima da caixa para ajustar a fonte, o tamanho e as cores.
9. Clique em Salvar antes de fechar.

Se você usa mais de uma conta de e-mail no Outlook, confira o menu “Conta de email” no topo da tela de assinaturas. Cada conta pode ter uma assinatura diferente.

Como definir a assinatura como padrão

Criar a assinatura é só metade do trabalho. Sem marcar ela como padrão, você vai ter que inserir à mão em cada mensagem.

1. Ainda na tela de Assinaturas, olhe para a área Escolher assinatura padrão.
2. No menu Novas mensagens, selecione a assinatura que acabou de criar.
3. No menu Respostas/encaminhamentos, escolha a mesma assinatura. Deixe em branco se preferir não assinar respostas automaticamente.
4. Clique em OK para fechar a tela de assinaturas.
5. Clique em OK de novo para fechar as opções do Outlook.

Daqui pra frente, toda mensagem nova já abre com a assinatura no rodapé.

O que colocar na assinatura

Uma assinatura profissional tem os dados certos, sem encher. Para o dia a dia de escritório, costuma bastar:

• Nome completo
• Cargo e empresa
• Telefone ou ramal de contato
• Site ou LinkedIn (opcional)

Não exagere. Assinaturas muito longas ou com imagens pesadas acabam cortadas por alguns clientes de e-mail.

Se você quer uma assinatura bem organizada sem formatar tudo à mão, use o gerador de assinatura de e-mail do site. Ele monta o modelo pronto para colar na caixa do Outlook.

Como criar assinatura no Outlook na web

Se você acessa o e-mail pelo navegador (outlook.com ou pelo domínio da empresa), o caminho muda.

1. Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito da tela.
2. No painel de configurações, use a barra de busca e digite “assinatura”.
3. Clique em Assinatura de email nos resultados.
4. Clique em Nova assinatura, escreva um nome para ela e adicione o conteúdo.
5. Formate o texto conforme precisar.
6. Em Selecionar assinaturas padrão, defina quando ela deve aparecer.
7. Clique em Salvar.

As mudanças valem na hora para os e-mails enviados pelo navegador.

Como inserir a assinatura manualmente em uma mensagem

Talvez você não queira assinatura automática, ou precise de uma assinatura diferente em uma mensagem específica. Dá pra inserir à mão.

1. Abra uma nova mensagem ou resposta.
2. Clique na aba Mensagem na faixa de opções.
3. Procure o botão Assinatura no grupo “Incluir”.
4. Clique nele e escolha qual assinatura quer usar na lista.

Isso ajuda quando você tem assinaturas para contextos distintos, como uma para clientes externos e outra para comunicações internas.

Editar ou excluir uma assinatura existente

Mudou de cargo ou telefone? Atualizar a assinatura é simples.

1. Vá em Arquivo > Opções > Email > Assinaturas.
2. Na lista de assinaturas, clique na que quer alterar.
3. Edite o texto direto na caixa.
4. Clique em Salvar.

Para excluir, selecione a assinatura na lista e clique em Excluir. A exclusão não tem volta, então confira antes de confirmar.

Qual caminho seguir

Se você usa o Outlook instalado no computador, vá pelo menu Arquivo > Opções. É o caminho mais completo e dá mais controle sobre a formatação. Se acessa pelo navegador, o caminho é pelas configurações, buscando por “assinatura”. Para montar um modelo com visual caprichado antes de colar, o gerador de assinatura de e-mail ajuda: você preenche os dados, escolhe o estilo e copia o resultado pronto.