Como criar uma assinatura de e-mail no Outlook

Criar uma assinatura de e-mail no Outlook leva poucos minutos. Com nome, cargo e telefone no rodape de cada mensagem, quem recebe nao precisa procurar quem esta do outro lado.

O caminho curto, no Outlook para Windows: va em Arquivo > Opcoes > Email > Assinaturas. Crie uma assinatura com seus dados, formate como quiser e marque ela como padrao para novas mensagens e para respostas. O Outlook passa a incluir a assinatura sozinho em todo e-mail.

Como criar a assinatura no Outlook para Windows

O caminho passa pelas opcoes do aplicativo. Os passos abaixo funcionam no Outlook do Microsoft 365 e nas versoes a partir do Outlook 2016.

1. Abra o Outlook e clique em Arquivo no canto superior esquerdo.
2. Clique em Opcoes na coluna da esquerda.
3. Na janela que abrir, clique em Email.
4. Clique no botao Assinaturas.
5. Na tela de assinaturas, clique em Nova.
6. Digite um nome para identificar essa assinatura (por exemplo: “Trabalho” ou “Pessoal”) e clique em OK.
7. Na caixa de texto grande, escreva o conteudo da sua assinatura: nome completo, cargo, empresa, telefone e qualquer outro dado que queira exibir.
8. Use a barra de formatacao acima da caixa para ajustar a fonte, o tamanho e as cores.
9. Clique em Salvar antes de fechar.

Se voce usa mais de uma conta de e-mail no Outlook, confira o menu “Conta de email” no topo da tela de assinaturas. Cada conta pode ter uma assinatura diferente.

Como definir a assinatura como padrao

Criar a assinatura e so metade do trabalho. Sem marcar ela como padrao, voce vai ter que inserir a mao em cada mensagem.

1. Ainda na tela de Assinaturas, olhe para a area Escolher assinatura padrao.
2. No menu Novas mensagens, selecione a assinatura que acabou de criar.
3. No menu Respostas/encaminhamentos, escolha a mesma assinatura. Deixe em branco se preferir nao assinar respostas automaticamente.
4. Clique em OK para fechar a tela de assinaturas.
5. Clique em OK de novo para fechar as opcoes do Outlook.

Daqui pra frente, toda mensagem nova ja abre com a assinatura no rodape.

O que colocar na assinatura

Uma assinatura profissional tem os dados certos, sem encher. Para o dia a dia de escritorio, costuma bastar:

• Nome completo
• Cargo e empresa
• Telefone ou ramal de contato
• Site ou LinkedIn (opcional)

Nao exagere. Assinaturas muito longas ou com imagens pesadas acabam cortadas por alguns clientes de e-mail.

Se voce quer uma assinatura bem organizada sem formatar tudo na mao, use o gerador de assinatura de e-mail do site. Ele monta o modelo pronto para colar na caixa do Outlook.

Como criar assinatura no Outlook na web

Se voce acessa o e-mail pelo navegador (outlook.com ou pelo dominio da empresa), o caminho muda.

1. Clique no icone de engrenagem no canto superior direito da tela.
2. No painel de configuracoes, use a barra de busca e digite “assinatura”.
3. Clique em Assinatura de email nos resultados.
4. Clique em Nova assinatura, escreva um nome para ela e adicione o conteudo.
5. Formate o texto conforme precisar.
6. Em Selecionar assinaturas padrao, defina quando ela deve aparecer.
7. Clique em Salvar.

As mudancas valem na hora para os e-mails enviados pelo navegador.

Como inserir a assinatura manualmente em uma mensagem

Talvez voce nao queira assinatura automatica, ou precise de uma assinatura diferente em uma mensagem especifica. Da pra inserir a mao.

1. Abra uma nova mensagem ou resposta.
2. Clique na aba Mensagem na faixa de opcoes.
3. Procure o botao Assinatura no grupo “Incluir”.
4. Clique nele e escolha qual assinatura quer usar na lista.

Isso ajuda quando voce tem assinaturas para contextos distintos, como uma para clientes externos e outra para comunicacoes internas.

Editar ou excluir uma assinatura existente

Mudou de cargo ou telefone? Atualizar a assinatura e simples.

1. Va em Arquivo > Opcoes > Email > Assinaturas.
2. Na lista de assinaturas, clique na que quer alterar.
3. Edite o texto direto na caixa.
4. Clique em Salvar.

Para excluir, selecione a assinatura na lista e clique em Excluir. A exclusao nao tem volta, entao confira antes de confirmar.

Qual caminho seguir

Se voce usa o Outlook instalado no computador, va pelo menu Arquivo > Opcoes. E o caminho mais completo e da mais controle sobre a formatacao. Se acessa pelo navegador, o caminho e pelas configuracoes, buscando por “assinatura”. Para montar um modelo com visual caprichado antes de colar, o gerador de assinatura de e-mail ajuda: voce preenche os dados, escolhe o estilo e copia o resultado pronto.