Como configurar resposta automatica de ausencia no Outlook

A resposta automatica de ausencia no Outlook avisa quem te manda e-mail que voce esta indisponivel e quando volta. A configuracao leva menos de dois minutos. Com ela ativa, colegas e clientes nao ficam sem retorno enquanto voce esta de ferias, em viagem ou de licenca.

O que e a resposta automatica de ausencia

A resposta automatica dispara uma mensagem pronta para quem te escreve durante um periodo em que voce nao consegue responder. Ela roda no servidor, nao no seu computador. Ou seja: nao precisa deixar a maquina ligada nem o Outlook aberto.

Em versoes mais antigas do Outlook, o recurso aparece como “Fora do Escritorio”. Nas mais novas, virou “Respostas Automaticas”. Muda o nome, mas o funcionamento e o mesmo.

Esse recurso so esta disponivel para contas corporativas ligadas a um servidor Exchange ou Microsoft 365. Contas pessoais do Outlook.com tambem tem o recurso, so que o caminho de configuracao e diferente.

Configurar no Outlook para Windows ou Mac

Abrir a janela de respostas automaticas

1. Clique em Arquivo no menu superior.
2. Selecione Respostas Automaticas (ou “Fora do Escritorio”, conforme a versao instalada).
3. Uma janela vai abrir com as opcoes de configuracao.

A opcao nao aparece no menu Arquivo? Entao sua conta provavelmente nao esta conectada a um servidor Exchange. Nesse caso, pule para a secao sobre a versao web, mais abaixo.

Ativar e definir o periodo

1. Na janela de Respostas Automaticas, marque a opcao Enviar respostas automaticas.
2. Para definir um periodo fixo, marque a caixa Somente enviar durante este intervalo de tempo e preencha a data e o horario de inicio e de termino.
3. Se preferir deixar ativo sem prazo e desligar manualmente depois, e so nao marcar essa caixa.

Definir o periodo ajuda quando voce ja sabe o dia exato da volta. O recurso se desliga sozinho na data e hora de termino, sem depender de voce lembrar disso.

Escrever a mensagem

Dentro da mesma janela, ha duas abas de texto:

• Dentro da minha organizacao: mensagem enviada para colegas de trabalho no mesmo dominio ou empresa.
• Fora da minha organizacao: mensagem enviada para contatos externos, como clientes e fornecedores.

Voce pode escrever textos diferentes em cada aba. Na aba de externos, da ainda para escolher se a resposta vai para qualquer pessoa ou so para quem ja esta na sua lista de contatos.

Uma mensagem de ausencia que funciona costuma trazer o periodo em que voce estara fora, com a data de retorno, um contato alternativo para urgencias (com nome e e-mail da pessoa) e uma frase curta confirmando que voce responde assim que voltar.

Um exemplo direto:

Estou fora do escritorio de 23 de junho ate 2 de julho. Para assuntos urgentes, entre em contato com o nome do colega pelo e-mail dele. Responderei assim que retornar.

Depois de escrever o texto nas abas que quiser, clique em OK para ativar.

Configurar no Outlook na web

Se voce acessa o e-mail pelo navegador, o caminho muda um pouco.

1. Acesse o Outlook pelo navegador e faca login na sua conta.
2. Clique no icone de engrenagem (Configuracoes) no canto superior direito.
3. No painel que abrir, procure por Respostas automaticas ou use o campo de busca das configuracoes para achar a opcao.
4. Ative a chave Ligar respostas automaticas.
5. Marque a opcao de periodo se quiser definir inicio e fim automaticos.
6. Escreva a mensagem e, se precisar, ajuste o texto para contatos externos.
7. Clique em Salvar.

O que voce configura na web fica salvo na conta. Vale para qualquer dispositivo que voce usar para abrir esse e-mail depois.

Se voce tiver dificuldade de encontrar a opcao, tente acessar as configuracoes completas clicando em “Ver todas as configuracoes do Outlook” no rodape do painel lateral.

Boas praticas para a mensagem de ausencia

Incluir data de retorno

Sem data de retorno, quem recebe a mensagem nao sabe quando esperar resposta. O resultado e mais e-mail de cobranca e uma caixa de entrada inflada para voce resolver na volta.

Indicar um contato alternativo para urgencias

Mesmo fora, alguem da equipe pode atender o que nao espera. Coloque o nome e o e-mail dessa pessoa, para o remetente saber a quem recorrer.

Nao incluir informacoes sensiveis

Nao detalhe seu itinerario nem o destino da viagem. Para contatos externos, fique com um texto generico, que confirme a ausencia sem expor dados pessoais.

Manter o texto curto

Tres ou quatro linhas dao conta. Texto longo demais quase ninguem le com atencao.

Como desligar a resposta automatica antes do prazo

Voltou antes da data configurada? Desative o recurso na mao, senao ele continua mandando aviso de ausencia para quem te escreve.

No Outlook para Windows ou Mac:

1. Va em Arquivo, Respostas Automaticas.
2. Selecione Nao enviar respostas automaticas.
3. Clique em OK.

Na versao web:

1. Abra as Configuracoes e localize Respostas automaticas.
2. Desative a chave e clique em Salvar.

Enquanto a resposta automatica esta ligada, o Outlook mostra um aviso no topo da caixa de entrada. Da para perceber de relance que ela ainda esta ativa.

Qual caminho seguir

Na maioria dos casos, o jeito mais rapido de configurar a resposta automatica de ausencia no Outlook e pelo programa instalado no computador: Arquivo, Respostas Automaticas, defina o periodo, escreva uma mensagem com data de retorno e contato alternativo, clique em OK.

Quem usa o e-mail pelo navegador faz o mesmo pelas Configuracoes da versao web. Nos dois casos, a resposta sai sozinha enquanto voce estiver fora, sem precisar deixar o computador ligado.