Como agendar uma reunião recorrente (diária ou semanal) online
Uma reunião recorrente online evita o trabalho de criar um novo convite toda semana. Você configura a recorrência uma única vez, os participantes recebem todas as datas de uma vez e o mesmo link funciona em todos os encontros da série.
O que é uma reunião recorrente e como ela funciona
Uma reunião recorrente é um evento de calendário que se repete automaticamente numa frequência definida: diária, semanal, quinzenal ou mensal. O organizador cria o evento uma vez, indica a frequência e a data de término. O sistema gera todas as ocorrências e envia um único convite que já lista todas as datas.
O link de entrada é o mesmo para todas as ocorrências. O participante salva o link uma vez e entra sempre pelo mesmo endereço, sem precisar buscar um novo convite a cada semana.
As três plataformas mais usadas no escritório brasileiro — Teams, Google Meet e Zoom — funcionam de forma parecida nesse ponto. As diferenças aparecem nos detalhes da interface, que veremos a seguir.
Como configurar reunião recorrente no Microsoft Teams
O Teams permite definir a recorrência diretamente na tela de criação do evento, antes de enviar o convite.
- Abra o Teams e clique em Calendário no menu lateral.
- Clique em Nova reunião no canto superior direito.
- Preencha título, participantes e horário normalmente.
- Clique em Mais opções para acessar as configurações avançadas.
- Localize o campo Não se repete e clique nele.
- Escolha a frequência: Diariamente, Semanalmente, Mensalmente ou outra opção.
- Defina o dia da semana (para recorrência semanal) e a data de término ou o número de ocorrências.
- Clique em Enviar.
Os participantes recebem um convite que lista todas as datas da série. O link de entrada é o mesmo em todas elas.
Para reuniões semanais de equipe, escolha o dia da semana com cuidado. Se o dia cair em feriado nacional, você precisará cancelar ou editar aquela ocorrência específica manualmente.
Para ver como agendar uma reunião no Teams do zero, incluindo a configuração da sala de espera, consulte o tutorial completo sobre como agendar uma reunião no Teams.
Como configurar reunião recorrente no Google Meet
O Google Meet não tem uma tela própria de agendamento. A reunião é criada pelo Google Agenda, que gera automaticamente um link do Meet vinculado ao evento.
- Acesse o Google Agenda e clique no dia desejado para criar um evento.
- Clique em Mais opções para abrir o editor completo.
- Adicione título, participantes e horário.
- Clique no campo Não se repete, logo abaixo do horário.
- Escolha entre as opções prontas (Diariamente, Semanalmente, Mensalmente, Anualmente) ou clique em Personalizar para definir um intervalo específico, como a cada duas semanas.
- Defina a data de término ou o número de ocorrências.
- Clique em Salvar e depois em Enviar convites para notificar os participantes.
O link do Meet fica visível no evento e é o mesmo para todas as ocorrências. Os participantes podem salvá-lo nos favoritos ou no próprio convite de calendário.
Se você precisar adicionar um novo participante depois que a série já está criada, edite toda a série para que a pessoa receba o convite com todas as datas pendentes, não só as futuras a partir daquela edição.
Como configurar reunião recorrente no Zoom
No Zoom, a recorrência é configurada ao agendar a reunião pelo site ou pelo aplicativo de computador.
- Abra o Zoom e clique em Agendar, ou acesse zoom.us, vá em Reuniões e depois em Agendar uma reunião.
- Preencha o tópico, a data e o horário.
- Marque a caixa Reunião recorrente.
- Defina a recorrência: Diária, Semanal, Mensal ou Sem hora fixa.
- Escolha a frequência (por exemplo, a cada 1 semana) e o dia da semana.
- Defina a data de término ou o número de ocorrências.
- Clique em Salvar.
O Zoom gera um único ID e link de reunião válido para todas as ocorrências da série. Você pode copiar o convite gerado e enviar por e-mail ou pelo chat da equipe.
A opção Sem hora fixa no Zoom é útil para reuniões de plantão ou de suporte, onde o mesmo link precisa funcionar sempre que alguém precisar, sem uma data específica.
Como editar só uma ocorrência sem alterar toda a série
Situações pontuais exigem mudar o horário de uma única reunião sem mexer nas outras. O caminho é o mesmo nas três plataformas:
- Abra o calendário e clique na ocorrência específica que precisa de alteração.
- Clique em editar ou abrir o evento.
- O sistema pergunta se a edição vale para esse evento, para esse e todos os seguintes, ou para toda a série.
- Escolha esse evento.
- Altere o horário, a descrição ou os participantes para aquele dia.
- Salve e envie a atualização.
As outras datas da série ficam exatamente como estavam. Os participantes recebem um aviso de atualização referente apenas àquela ocorrência.
Como cancelar ou encerrar uma reunião recorrente
Para encerrar a série a partir de uma data futura sem apagar as ocorrências passadas:
- Abra qualquer ocorrência futura da série no calendário.
- Clique em editar e escolha editar toda a série.
- Mude a data de término para um dia anterior à próxima ocorrência que deseja cancelar.
- Salve e envie a atualização.
Para cancelar toda a série de uma vez:
- Abra qualquer ocorrência da série.
- Clique em excluir ou cancelar e escolha a opção que remove toda a série.
- Confirme o cancelamento.
Os participantes recebem um aviso por e-mail e o evento some dos calendários de todos. No Teams e no Google Agenda, o sistema envia a notificação automaticamente. No Zoom, confirme que a notificação está habilitada antes de confirmar o cancelamento.
Fuso horário e lembretes automáticos
Para equipes com pessoas em cidades ou fusos diferentes, vale checar as configurações antes de enviar o convite.
No Teams, clique em Mais opções na tela de criação e veja o campo de fuso horário. O padrão é o fuso da sua máquina. Se a reunião envolve alguém no exterior, ajuste para o fuso correspondente ou mencione os dois horários na descrição do evento.
No Google Agenda, o fuso horário é editável diretamente na tela do evento. Há um campo específico logo abaixo do horário quando você expande as opções.
Quanto aos lembretes, o Google Agenda permite adicionar vários por evento: por e-mail ou notificação, com antecedência definida por você. No Teams, o próprio Outlook já envia um lembrete 15 minutos antes por padrão, mas você pode alterar esse intervalo nas opções do evento.
Para reuniões semanais de equipe, um lembrete com um dia de antecedência ajuda os participantes a se prepararem com pauta e materiais, sem depender de mensagem no chat.
Próximo passo
Com a reunião recorrente configurada, o passo seguinte é definir o que acontece dentro de cada encontro. Saber como compartilhar a tela numa reunião e como ativar câmera e microfone corretamente resolve a maioria dos contratempos técnicos dos primeiros minutos.
Para um panorama completo de boas práticas e tutoriais sobre o tema, acesse a página principal de reuniões online.
Perguntas frequentes
O link muda a cada ocorrência da reunião recorrente?
Não. No Teams e no Zoom, todas as ocorrências de uma série usam o mesmo link. No Google Meet, o link também é fixo para toda a série quando você cria o evento com recorrência. Os participantes entram sempre pelo mesmo endereço, sem precisar procurar um novo convite.
Como editar só uma data de uma reunião recorrente sem mudar as demais?
No Teams, Google Meet e Zoom, ao abrir uma ocorrência específica e clicar em editar, o sistema pergunta se a alteração vale para aquele dia ou para toda a série. Escolha a opção referente a esse evento. As outras datas ficam intactas.
Como encerrar uma reunião recorrente sem cancelar as datas passadas?
Abra qualquer ocorrência futura, clique em editar toda a série e altere a data de término para um dia anterior à próxima ocorrência. Isso interrompe a série a partir dali sem apagar o histórico das reuniões já realizadas no calendário.