Como apresentar o PowerPoint na reunião sem mostrar as anotações

Como apresentar o PowerPoint na reunião sem mostrar as anotações

Para apresentar o PowerPoint na reunião sem expor as anotações, ative o modo apresentador antes de compartilhar a tela e escolha compartilhar só a janela do slide, não a tela inteira. Assim os participantes veem apenas a apresentação em tela cheia, enquanto você acompanha notas, próximo slide e cronômetro no seu monitor.

O que muda com o modo apresentador ligado

O modo apresentador divide a exibição em duas partes. Numa tela fica a apresentação em tela cheia, do jeito que a plateia vai ver. Na outra, a que só você enxerga, aparecem as anotações de cada slide, uma prévia do próximo e um cronômetro.

Sem esse recurso ativado, o PowerPoint mostra a mesma tela para todo mundo, anotações inclusas caso você abra o modo de edição durante a chamada. É esse deslize que costuma render aquele instante constrangedor de ver as próprias anotações expostas para o grupo inteiro.

Como ativar o modo apresentador no PowerPoint

1. Abra o arquivo e vá até a guia “Apresentação de Slides”, na parte de cima da tela.
2. Marque a caixa “Usar modo de exibição do apresentador”, perto do meio da faixa de opções.
3. Clique em “Do começo” ou “Do slide atual” para iniciar a apresentação em tela cheia.
4. Confira se a tela do apresentador abriu no seu monitor e não no que está sendo projetado ou compartilhado.

Se as telas saírem trocadas, o PowerPoint costuma oferecer um botão “Trocar Telas” dentro do próprio modo apresentador. Clique nele para corrigir sem precisar reiniciar a apresentação.

Teste o modo apresentador uma vez antes da reunião, sozinho, para saber onde cada painel aparece no seu computador. Vale ainda mais quando o notebook está conectado num monitor externo diferente do de costume.

Compartilhar só a janela do slide, não a tela toda

Depois de ativar o modo apresentador, é a hora de escolher o que aparece para os outros na chamada. Aqui mora o ponto que mais gera confusão.

• Ao compartilhar a tela toda, o risco é que a janela de anotações apareça por engano, principalmente em notebooks com um monitor só.
• Ao compartilhar apenas a janela da apresentação em tela cheia, os participantes veem só os slides, e o resto do seu monitor fica fora do alcance deles.

No painel de compartilhamento da sua plataforma de reunião, escolha a opção de compartilhar uma janela específica e selecione a que mostra a apresentação em andamento, normalmente identificada com o nome do arquivo seguido de “Apresentação de Slides”. Se tiver dúvida sobre onde fica esse botão, vale revisar como compartilhar a tela em uma reunião antes de entrar na chamada.

Passar os slides sem travar

Com tudo compartilhado, o próximo cuidado é passar os slides sem gaguejar ou perder o fio da apresentação.

1. Use as setas do teclado ou a roda do mouse na tela do apresentador para avançar e voltar slides.
2. Deixe o cursor sobre a janela certa antes de clicar, porque clicar na janela errada pode minimizar a apresentação sem querer.
3. Evite alternar entre programas durante a fala. Cada troca de janela distrai a plateia e aumenta a chance de mostrar algo que não devia.
4. Se precisar destacar um trecho, use a caneta ou o apontador a laser do próprio modo apresentador, disponível num pequeno menu na parte de baixo da tela.

Apresentações que travam ou engasgam quase sempre têm a ver com muitos programas abertos ao mesmo tempo. Feche o que não vai usar antes de começar a reunião.

Apresentar o PowerPoint pelo Teams

No Microsoft Teams, existe uma forma de apresentar o PowerPoint direto dentro da chamada, sem passar pelo compartilhamento de tela tradicional.

1. Durante a reunião, clique no ícone de compartilhar conteúdo na barra de controles.
2. Na lista de opções, procure a seção “PowerPoint Live” e selecione o arquivo desejado.
3. O Teams carrega a apresentação dentro da própria chamada, e cada participante pode navegar pelos slides no próprio ritmo, sem que isso afete o que você está mostrando.
4. Suas anotações continuam visíveis só para você, num painel lateral que aparece automaticamente.

Essa opção evita boa parte dos problemas de tela travada ou anotação exposta, porque o Teams cuida da exibição em vez de depender do compartilhamento de janela do computador. Para marcar a chamada com antecedência, veja como agendar uma reunião no Teams.

Como voltar para o vídeo da reunião

Terminada a apresentação, encerre o compartilhamento pela plataforma de reunião, não pelo PowerPoint.

1. Saia do modo apresentador pressionando “Esc” no teclado.
2. Na barra de controles da chamada, clique em “Parar compartilhamento” ou no botão equivalente.
3. Confira se a câmera voltou a aparecer para os outros participantes antes de continuar falando.

Fechar direto o PowerPoint sem parar o compartilhamento às vezes deixa uma tela em branco visível para o grupo por alguns segundos. Siga a ordem certa e você evita aquela pausa sem sentido no meio da reunião.

Próximos passos

Apresentar o PowerPoint na reunião fica bem mais tranquilo quando o modo apresentador e o compartilhamento de janela viram hábito, não um ajuste de última hora. Para entender cada botão do painel de anotações, cronômetro e caneta, vale conferir o guia completo de como usar o modo apresentador no PowerPoint. E para organizar o resto da chamada, dá uma olhada nos outros tutoriais de reuniões online do Daily Office.