Como arquivar e-mails no Outlook sem perder nada

Arquivar e-mail no Outlook é mover a mensagem da Caixa de Entrada para a pasta Arquivo Morto, sem apagar nada. O botão fica na faixa de opções, e o atalho de teclado é Backspace. A mensagem some da lista principal, mas continua pesquisável e pode voltar para qualquer pasta a qualquer momento.

Arquivar não é excluir

Muita gente evita arquivar por medo de perder o e-mail. É engano. Arquivar e excluir são ações diferentes no Outlook, e entender a diferença evita dor de cabeça depois.

Quando você exclui uma mensagem, ela vai para Itens Excluídos, e de lá para um prazo de retenção que varia por conta. Passado esse prazo, a recuperação fica difícil ou depende do administrador de TI, como mostra o guia sobre como recuperar e-mail excluído no Outlook.

Quando você arquiva, a mensagem só troca de endereço dentro da sua própria caixa. Ela sai da Caixa de Entrada e vai para a pasta Arquivo Morto, mas continua lá, inteira, com anexo e tudo. A busca do Outlook enxerga o Arquivo Morto normalmente, então encontrar a mensagem depois é rápido.

Como arquivar pelo botão

O jeito mais direto de arquivar é pela faixa de opções, tanto no Outlook para Windows quanto na versão web.

1. Abra a Caixa de Entrada e clique na mensagem que quer arquivar.
2. Na faixa de opções, na aba Página Inicial, localize o botão Arquivar (ícone de caixa com seta para baixo).
3. Clique no botão.
4. A mensagem some da lista e vai direto para a pasta Arquivo Morto.

Para arquivar várias mensagens de uma vez, segure Ctrl e clique em cada uma antes de acionar o botão Arquivar. Todas somem juntas da Caixa de Entrada.

Na versão web do Outlook, o botão aparece ao passar o mouse sobre a mensagem na lista, ao lado dos ícones de excluir e sinalizar. Um clique já resolve.

O atalho de teclado que economiza cliques

Quem arquiva muito e-mail por dia ganha tempo real com o atalho. Selecione a mensagem na lista, sem abrir numa janela separada, e pressione Backspace. Pronto, ela já foi para o Arquivo Morto.

Esse atalho funciona no Outlook para Windows e no Outlook novo. Na versão web clássica, o mesmo efeito costuma vir pela tecla E, mostrada num aviso ao passar o mouse sobre o botão Arquivar. Se a mensagem estiver aberta numa janela própria, feche a janela primeiro: dentro dela, Backspace só apaga texto normalmente.

Vale combinar o atalho com as setas do teclado. Selecione um e-mail, pressione Backspace para arquivar, e o Outlook já pula para a próxima mensagem sozinho. Dá para limpar a Caixa de Entrada em minutos.

A pasta Arquivo Morto

Todo e-mail arquivado vai para uma pasta chamada Arquivo Morto, que aparece no painel esquerdo junto com Caixa de Entrada, Itens Enviados e as demais pastas padrão. Se ela não aparecer na lista, o Outlook costuma criá-la sozinho na primeira vez que você arquiva algo.

Dentro do Arquivo Morto, as mensagens ficam organizadas por data, do mesmo jeito que na Caixa de Entrada. Você pode buscar por remetente, assunto ou palavra-chave usando a mesma barra de pesquisa de sempre, só que com o filtro de pasta apontando para o Arquivo Morto ou para todas as pastas.

Não existe limite fixo de quantos e-mails cabem ali. A pasta cresce enquanto houver espaço na sua conta, seguindo a mesma cota de armazenamento do restante da caixa.

Arquivamento automático para não acumular manualmente

Arquivar um e-mail de cada vez funciona bem no dia a dia, mas quem tem anos de mensagem acumulada precisa de outra ferramenta: o Arquivamento Automático (AutoArchive), disponível no Outlook para Windows.

Esse recurso move mensagens antigas para um arquivo local no seu computador, com base em regras que você define, como a idade da mensagem ou a pasta de origem. É diferente da pasta Arquivo Morto do servidor, então vale saber a distinção antes de configurar.

Para ativar:

1. Clique em Arquivo e depois em Opções.
2. No menu lateral, selecione Avançado.
3. Na seção Arquivamento Automático, clique em Configurações de Arquivamento Automático.
4. Marque Executar o Arquivamento Automático a cada tantos dias e defina o intervalo desejado.
5. Escolha o que acontece com os itens antigos: mover para a pasta de arquivo, excluir ou perguntar antes de cada execução.
6. Clique em OK para salvar.

Como o Arquivamento Automático grava um arquivo .pst no computador, ele costuma ficar restrito ao Outlook para Windows com conta configurada localmente. Contas puramente web não têm essa opção, porque não existe uma pasta no disco para guardar o arquivo.

Se você trabalha com muitos projetos e prefere separar mensagens antes mesmo de arquivar, o guia sobre como criar pastas para organizar o e-mail no Outlook mostra como montar essa estrutura primeiro.

Recuperar um e-mail arquivado por engano

Arquivar por engano acontece, principalmente com o atalho de teclado em uso intenso. A boa notícia é que a mensagem nunca sai do seu alcance.

Para trazer de volta:

1. No painel esquerdo, clique na pasta Arquivo Morto.
2. Localize a mensagem, usando a busca se a lista for grande.
3. Clique com o botão direito sobre ela e escolha Mover.
4. Selecione Caixa de Entrada ou outra pasta de destino.

A mensagem volta na hora, sem perda de anexo ou formatação. Arquivar é só uma reclassificação de pasta, não uma cópia que degrada o conteúdo, e o Outlook mantém a mensagem íntegra em qualquer pasta do sistema.

Conclusão

Arquivar e-mail no Outlook é hábito simples: um clique no botão ou Backspace na lista de mensagens, e o e-mail sai da Caixa de Entrada sem deixar de existir. Use o Arquivamento Automático se a conta já estiver pesada com anos de histórico, e lembre que qualquer engano se resolve movendo a mensagem de volta pela pasta Arquivo Morto. Comece hoje selecionando as dez mensagens mais antigas da sua Caixa de Entrada e arquive todas de uma vez.