Como criar regras e filtros no Outlook

As regras no Outlook fazem a caixa de entrada se organizar sozinha. Voce configura uma vez e pronto: o Outlook move, marca, arquiva ou apaga as mensagens conforme os criterios que voce definiu, sem precisar mexer e-mail por e-mail.

No aplicativo para Windows e Mac, o caminho fica em Arquivo, Gerenciar Regras e Alertas, Nova Regra. Voce escolhe a condicao, define a acao e salva. A partir dai, o Outlook aplica a regra em toda mensagem nova que chegar.

O que sao regras no Outlook

Uma regra e uma instrucao: “quando chegar um e-mail com tal caracteristica, faca isso”. A caracteristica pode ser o nome do remetente, uma palavra no assunto, o tamanho da mensagem, ou o fato de voce ser o unico destinatario. E a acao vai de mover para uma pasta a destacar com cor, marcar como lida ou encaminhar para outra pessoa.

Quem recebe muito e-mail sente a diferenca rapido. Um boletim diario, por exemplo, pode cair direto numa pasta propria, sem disputar espaco com o que realmente precisa de atencao.

Como criar uma regra no Outlook para Windows

Os passos abaixo valem no Outlook do Microsoft 365 e nas versoes a partir do Outlook 2016.

1. Abra o Outlook e clique em Arquivo, no canto superior esquerdo.
2. Na coluna da esquerda, clique em Gerenciar Regras e Alertas.
3. Na janela que abrir, clique em Nova Regra.
4. O assistente de regras aparece com opcoes prontas. Para comecar do zero, escolha Aplicar regra nas mensagens que recebo e clique em Avancar.
5. Na tela de condicoes, marque a que se encaixa no seu caso. As mais usadas:
   • De pessoas ou grupo publico: filtra pelo remetente
   • Com palavras especificas no assunto: filtra por texto no titulo do e-mail
   • Enviado somente para mim: pega as mensagens em que voce e o unico destinatario
6. Clique no texto sublinhado na caixa de descricao, no rodape da janela, para preencher o valor da condicao. Se escolheu filtrar por remetente, clique no link e adicione o endereco de e-mail.
7. Clique em Avancar para chegar a tela de acoes.
8. Marque a acao que o Outlook deve executar. As mais comuns:
   • Mover para a pasta especificada: manda o e-mail para a pasta que voce escolher
   • Marcar a mensagem como lida: bom para newsletters e notificacoes automaticas
   • Categorizar a mensagem: atribui uma cor de categoria
9. Se a escolha foi mover para uma pasta, clique no link especificada na descricao e selecione ou crie a pasta de destino.
10. Clique em Avancar, defina excecoes se precisar, e clique em Avancar de novo.
11. Na ultima tela, dê um nome para a regra e clique em Concluir.

Da para encurtar tudo isso. Se voce ja tem o e-mail na frente, clique nele com o botao direito, va em Regras e escolha Criar Regra. O Outlook preenche os campos com os dados da mensagem.

Como aplicar a regra a mensagens que ja estao na caixa

Por padrao, a regra so vale para o que chegar depois que voce salvar. Para alcancar os e-mails que ja estao la:

1. Na janela de Gerenciar Regras e Alertas, selecione a regra que voce criou.
2. Clique em Executar Regras Agora.
3. Marque a regra na lista e confirme a pasta onde quer aplicar, normalmente a Caixa de Entrada.
4. Clique em Executar Agora.

Dependendo da quantidade de mensagens, isso leva alguns segundos.

Como criar regras no Outlook na versao web

Quem usa o Outlook pelo navegador tambem cria regras. O caminho muda um pouco, o resultado e o mesmo.

1. Abra o Outlook no navegador e clique no icone de engrenagem, no canto superior direito.
2. No painel de configuracoes, procure por Regras na barra de busca.
3. Clique na opcao Regras da Caixa de Entrada que aparecer nos resultados.
4. Clique em Adicionar nova regra.
5. Dê um nome para a regra.
6. Em Adicionar uma condicao, escolha o criterio, como remetente ou assunto.
7. Em Adicionar uma acao, escolha o que o Outlook deve fazer com a mensagem.
8. Clique em Salvar.

A regra ja passa a valer para as mensagens novas. So tem um detalhe: a versao web nao roda a regra nos e-mails antigos. Para isso, sobra mover na mao ou abrir o aplicativo.

Como editar ou excluir uma regra

As regras ficam listadas em Arquivo, Gerenciar Regras e Alertas. Ali voce pode:

• Marcar ou desmarcar uma regra para liga-la ou desliga-la sem apagar
• Selecionar uma regra e clicar em Alterar Regra para mexer nas condicoes ou acoes
• Selecionar e clicar em Excluir para remover de vez

Regra teimosa que nao funciona como deveria costuma ser problema de ordem. O Outlook le a lista de cima para baixo, e a primeira que combinar com a mensagem pode travar as seguintes. Reordene e teste de novo.

Conclusao

Comece pelo remetente que mais te enche a caixa de notificacoes automaticas. Crie uma pasta para ele, monte a regra que joga essas mensagens direto pra la e deixe rodar por uma semana. Quando vir a caixa principal mais limpa, repita o processo para o proximo. Uma regra de cada vez, e em pouco tempo a triagem que voce fazia na mao acontece sozinha.