Como fazer um índice remissivo no Word

Como fazer um índice remissivo no Word

O índice remissivo no Word é uma lista alfabética dos termos importantes do documento, com os números de página onde cada um aparece. Você marca os termos ao longo do texto e o Word monta a lista sozinho. São três etapas: marcar as entradas, inserir o índice e atualizar quando o texto mudar.

O sumário automático organiza os títulos em ordem de aparição. O índice remissivo faz outra coisa: coloca conceitos, nomes e termos técnicos em ordem alfabética. Por isso ele aparece tanto em manuais técnicos, livros didáticos e documentos jurídicos, onde o leitor quer localizar um assunto sem ler o documento inteiro.

Diferença entre sumário e índice remissivo

O sumário fica no início do documento e mapeia a estrutura de títulos. O índice remissivo fica no final e registra onde cada termo específico aparece ao longo do texto. Um mesmo termo pode aparecer em várias páginas e ter subentradas, como “contrato: rescisão, 45; renovação, 67”.

Os dois recursos moram na mesma aba Referências, mas servem a propósitos diferentes. O sumário guia o leitor pela estrutura do documento. O índice remissivo ajuda a achar um conceito sem depender da ordem dos capítulos.

Como marcar entradas de índice na aba Referências

Antes de gerar o índice, você precisa marcar cada termo que deve entrar nele. O Word não escolhe os termos sozinho. A seleção é sua.

1. Selecione a palavra ou expressão que deseja indexar.
2. Vá até a aba Referências na faixa de opções.
3. No grupo Índice, clique em Marcar entrada (ou use o atalho Alt+Shift+X).
4. Na janela que abrir, o campo Entrada já exibe o texto selecionado.
5. Confirme ou edite o texto da entrada.
6. Clique em Marcar para marcar apenas aquela ocorrência, ou em Marcar tudo para marcar todas as ocorrências do termo no documento inteiro.
7. Deixe a janela aberta e continue selecionando outros termos no documento. Assim você marca um por um sem reabrir a janela a cada vez.

Ao marcar uma entrada, o Word insere um campo invisível XE no texto. Você pode ver esses campos clicando em Mostrar tudo na aba Página Inicial ou usando o atalho Ctrl+Shift+8. Eles não saem na impressão.

Como criar subentradas e referências cruzadas

A janela Marcar entrada de índice oferece mais do que a entrada simples.

Subentradas: no campo Subentrada, digite o termo que ficará abaixo da entrada principal. A entrada pode ser “contrato” e a subentrada “rescisão”. O índice exibe “contrato” como item principal e “rescisão, 45” recuado abaixo dele.

Referências cruzadas: em vez de listar um número de página, você pode mandar o leitor para outro termo. Selecione a opção Referência cruzada na janela e digite o termo de destino, como “Ver também: rescisão contratual”. O índice exibe o texto sem número de página, funcionando como um redirecionamento.

Essas opções ajudam quando o mesmo conceito aparece com nomes diferentes ao longo do documento, ou quando você quer montar uma hierarquia de assuntos.

Como gerar o índice remissivo automaticamente

Depois de marcar todas as entradas, coloque o cursor onde o índice deve aparecer. Normalmente isso fica no final do documento, em uma página separada.

1. Vá até Referências e clique em Inserir índice no grupo Índice.
2. Na janela que abrir, escolha o formato visual na lista Formatos. O Word oferece opções como Clássico, Moderno e Simples.
3. Defina o número de colunas. Dois é o padrão e funciona bem na maioria dos casos.
4. Marque ou desmarque a opção Números de página alinhados à direita conforme sua preferência.
5. Clique em OK.

O Word lista todos os termos marcados em ordem alfabética, com os respectivos números de página. Termos com subentradas aparecem com recuo.

Como atualizar o índice depois de editar o documento

Se você adicionar novas marcações ou o documento mudar de paginação, o índice precisa ser atualizado.

1. Clique sobre o índice remissivo para selecioná-lo.
2. Pressione F9 ou clique com o botão direito e escolha Atualizar campo.
3. O Word recalcula todas as entradas e páginas.

Faça isso sempre antes de imprimir ou compartilhar o arquivo. O índice não se atualiza sozinho quando você mexe no texto.

Como corrigir entradas duplicadas ou erradas

Entradas duplicadas surgem quando o mesmo termo foi marcado com grafias diferentes, como “Contrato” e “contrato”. O Word trata as duas como entradas separadas.

Para corrigir, ative a exibição de campos com Ctrl+Shift+8. Os campos de índice aparecem no texto entre chaves, com o código XE seguido do termo entre aspas. Localize as marcações com grafia incorreta, selecione o campo inteiro incluindo as chaves e apague. Depois reinsira a marcação com a grafia certa e atualize o índice.

Se uma entrada aparecer com número de página errado, o motivo provável é que a marcação XE está na página errada do documento. Use Localizar (Ctrl+F) para buscar XE seguido do nome do termo e confira onde a marcação está no texto.

Em documentos longos, vale criar todas as marcações de uma vez ao final da revisão, antes de gerar o índice. Isso evita atualizar o campo várias vezes durante a escrita.

Como formatar o índice remissivo

O índice gerado usa estilos próprios chamados Índice 1, Índice 2 e assim por diante, um para cada nível de subentrada. Você muda a aparência editando esses estilos.

1. Clique sobre o texto do índice com o botão direito.
2. Escolha a opção de estilo correspondente (Índice 1 para entradas principais).
3. Selecione Modificar e ajuste fonte, tamanho, espaçamento ou cor.
4. Clique em OK. O Word aplica a mudança a todas as entradas do mesmo nível.

Outra saída é abrir de novo a janela Inserir índice, escolher um formato diferente e clicar em OK para substituir o índice atual.

Para ir mais fundo nos recursos de referência do Word, veja como fazer referências e citações ABNT no Word e como usar o cabeçalho e rodapé para identificar seções em documentos longos.

A documentação oficial da Microsoft sobre o índice remissivo está em support.microsoft.com.

Como fazer índice remissivo no Word com eficiência

O trabalho está na marcação, não na geração. Decida com antecedência quais termos merecem entrar na lista, marque todos antes de inserir o índice e atualize o campo uma vez no final. Esse caminho evita retrabalho e mantém o índice fiel ao documento.

Quando o arquivo é compartilhado e outras pessoas editam o texto, combine com a equipe que as marcações XE precisam ser preservadas. Apagar um campo XE por engano remove o termo do índice sem aviso nenhum.

Abra agora o documento que você precisa indexar, selecione o primeiro termo importante e pressione Alt+Shift+X para marcar a primeira entrada. Dali em diante o processo se repete rápido. Veja também os outros recursos da aba Referências no Word para deixar documentos longos mais profissionais.