Como fazer referências e citações ABNT no Word automaticamente

Saber como fazer referências ABNT no Word automaticamente poupa horas de trabalho em TCCs, monografias e artigos. Você cadastra cada fonte uma vez. Depois disso, o Word insere as citações no texto e monta a lista de referências sozinho, sem você ter que redigitar nada.

Citação no texto e lista de referências: qual a diferença

Antes de mexer no Word, entenda como esses dois elementos se encaixam. Eles trabalham em par.

A citação no texto é a indicação rápida que aparece logo após o trecho, como (SILVA, 2021) ou (SILVA, 2021, p. 45). Ela avisa o leitor que aquela ideia veio de outro lugar e diz quem escreveu.

A lista de referências vai no final do trabalho. Ali estão os dados completos de cada obra citada: autor, título, editora, cidade, ano e o que mais o tipo de fonte pedir. A norma NBR 6023 cuida dessa lista. A NBR 10520 cuida das citações no texto.

Dá pra escorregar de duas formas aqui. Se você cita no texto e esquece de colocar na lista, a referência fica capenga. Se coloca na lista mas nunca cita no texto, aquela obra não tem razão de estar lá.

Como ativar o estilo ABNT no Word

Tudo começa escolhendo o estilo certo na aba Referências.

1. Abra o Word e vá até a aba Referências na faixa de opções.
2. No grupo “Citações e bibliografia”, clique na lista suspensa que costuma mostrar “APA” ou outro estilo já selecionado.
3. Procure a opção ABNT na lista. Se ela não aparecer, sua versão do Word não traz esse pacote de estilos. Nesse caso, veja a seção de limitações mais abaixo.
4. Selecione ABNT. O estilo passa a valer para o documento inteiro.

Pronto. Daqui pra frente, cada citação que você inserir sai no formato (SOBRENOME, ano).

Como cadastrar uma fonte no Word

Antes de inserir uma citação, você cadastra a fonte. Esse cadastro fica salvo e serve para outros documentos depois.

1. Posicione o cursor no trecho onde a citação vai entrar.
2. Na aba Referências, clique em Inserir Citação e depois em Adicionar Nova Fonte.
3. Na janela que abre, escolha o Tipo de fonte no campo superior: livro, artigo de periódico, site, tese e por aí vai.
4. Preencha os campos. Autor, título, ano, cidade e editora são os que mais pesam. Para artigos, acrescente o nome do periódico e o número do volume.
5. Clique em OK. O Word insere a citação no ponto onde o cursor estava.

Ao digitar o nome do autor, use o formato “Sobrenome, Nome” para o Word ordenar certo na lista. Exemplo: “Silva, João Carlos”. Se a obra tem mais de três autores, cadastre todos e deixe o Word aplicar a abreviação do estilo.

Como inserir citação direta e indireta

Com a fonte já cadastrada, inserir novas citações do mesmo autor fica ainda mais rápido.

Para citação indireta (você reescreve a ideia com suas palavras):

1. Posicione o cursor após o trecho.
2. Clique em Inserir Citação e escolha a fonte na lista que aparece.
3. O Word insere (SOBRENOME, ano) no local.

Para citação direta curta (até três linhas, dentro do corpo do texto entre aspas):

1. Digite o trecho entre aspas.
2. Insira a citação pelo mesmo caminho acima.
3. Clique na seta ao lado da citação e escolha Editar Citação.
4. Na janela, preencha o campo Páginas com o número da página de onde tirou o trecho. A ABNT cobra esse dado nas citações diretas.

Para citação direta longa (mais de três linhas, em recuo separado):

A norma pede recuo de 4 cm à esquerda, fonte tamanho 10 e espaçamento simples. O Word não faz esse recuo sozinho. Depois de inserir a citação, selecione o parágrafo e ajuste à mão em Início, Parágrafo, Recuos, ou arraste o marcador de recuo na régua.

Como gerar a lista de referências automática

Com todas as fontes cadastradas, a lista sai num clique.

1. Posicione o cursor no final do documento, depois do último parágrafo.
2. Na aba Referências, clique em Bibliografia e escolha Lista de Referências ou Referências.
3. O Word monta a lista formatada com todas as fontes que aparecem no texto.

Adicionou citações novas depois? A lista não se atualiza sozinha. Clique sobre ela. Um botão cinza, “Atualizar Citações e Bibliografia”, aparece no topo do bloco. Clique nele para sincronizar.

Para atualizar sem caçar o botão, selecione a lista inteira e aperte F9. Esse atalho vale para qualquer campo automático do Word, sumário e índices inclusive.

Limitações do Word para ABNT e como ajustar

O recurso do Word resolve bem os casos comuns. Em alguns pontos, porém, a norma exige mais do que o programa entrega.

Estilo ABNT ausente na lista. Versões antigas do Word para Mac ou licenças sem atualização recente podem não trazer o estilo ABNT. Uma saída é instalar um arquivo de estilo personalizado (.xsl) achado em repositórios acadêmicos. Outra é usar o Zotero, gratuito e com suporte robusto à ABNT.

Formatação do título. A ABNT pede o título do livro em negrito, mas algumas versões do Word não aplicam isso no estilo ABNT. Confira na lista gerada. Se faltar, selecione o título e aperte Ctrl+N.

Obras sem autor. Em leis, normas técnicas e documentos institucionais, o primeiro elemento de entrada é o órgão ou o título da obra. O Word costuma tropeçar nesse cadastro. Revise o campo “Autor” e coloque o nome da instituição quando for o caso.

Mais de um trabalho do mesmo autor no mesmo ano. A ABNT pede letras minúsculas depois do ano, como (SILVA, 2021a) e (SILVA, 2021b). O Word não separa isso sozinho. Você edita cada citação à mão pelo campo “Sufixo” em Editar Citação.

A lógica é simples: deixe o Word cuidar da estrutura básica e guarde uma revisão manual para os detalhes de formatação antes de entregar. Cada instituição adapta a norma do seu jeito, então confirme as exigências com seu orientador ou com o manual de normalização do curso.

Próximos passos para fechar o trabalho acadêmico

Com as referências resolvidas, falta pouco. Dois pontos ainda costumam tomar tempo: as margens ABNT e o sumário automático.

As margens precisam estar certas antes da impressão final. Já o sumário automático no Word evita o retrabalho de corrigir números de página toda vez que o texto muda. Os dois recursos vivem no próprio Word e seguem a mesma lógica das referências: configure uma vez e deixe o programa cuidar do resto.

Se o arquivo travou ou corrompeu no meio das edições, veja como recuperar um documento Word não salvo antes de perder o progresso.

Para mais recursos do Word, a página principal do Word reúne os tutoriais por tema.